Разработка автоматизированной информационной системы аптеки на примере ООО ПА-ПИНО

Содержание

Введение

Глава 1. Аналитическая часть

1.1.Общая характеристика компании ООО

1.2. Анализ конъюнктуры рынка

1.3. Экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия

1.4. Анализ учета лекарственных средств

1.5. Выводы по аналитической части

Глава. 2. Организационно-экономическая сущность задачи разработки системы автоматизации аптеки

2.1. Наименование задачи, место и цель ее решения

2.2. Назначение, периодичность решения и требования, предъявляемые к срокам решения

2.3. Источники и способы поступления данных

2.4. Потребители результатной информации и способы ее отправки

2.5. Информационная взаимосвязь с другими задачами

Глава 3. Информационное обеспечение комплекса задач

3.1. Инфологическая или информационная модель и ее описание

3.2. Характеристика входной информации

3.3. Характеристика результатной информации

3.4. Характеристика промежуточной информации

3.5. Используемые классификаторы системы кодирования и структуры кодов

4. Программная реализация комплекса задач

4.1. Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов и ее описание или структурная схема программного комплекса

4.2. Алгоритм основных расчетных моделей и его описание

4.3. Организация технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации (схема работы системы)

Глава 5. Экономическая эффективность проекта

Глава 6. Безопасность жизнедеятельности

Заключение

Введение

Использование компьютеров и периферийных устройств стало обычным делом в большинстве торговых организаций. Предприятия постоянно совершенствуют свое компьютерное оборудование, идя в ногу со временем. Разрабатывают и совершенствуют свое программное обеспечение, с целью автоматизации большинства процессов, которые раньше проводились вручную.

В связи с этим, автоматизация процесса учета наличия товаров, в настоящее время является в большой степени актуальной. Данная работа позволяет автоматизировать процессы учета, что позволяет значительно облегчить работу сотрудникам организации, а также упорядочить их деятельность.

Перед внедрением автоматизированной системы учёта и реализации продукции необходимо сформулировать требования к этой системе, выполнение которых необходимо для её устойчивого функционирования.

Внедрение автоматизированной системы учёта и реализации продукции требует затрат на её разработку либо покупку, приобретение необходимых технических средств и затраты на функционирование системы. Данное мероприятие является дорогостоящим, и поэтому данный пункт является очень важным.

Желательно совместить минимум затрат с максимумом эффективности от внедрения системы. Поэтому необходимо выполнить расчет экономической эффективности внедрения системы, который покажет, что автоматизированная система обеспечит снижение затрат на ведение складского учета, а значит, и дополнительную прибыль.

Предполагается, что с системой будут работать одновременно несколько человек, а именно кладовщик, бухгалтер, руководитель отдела, системный администратор. В связи с этим возникают следующие проблемы: независимость обработки данных от рабочего места, поддержание целостности данных, разделение доступа к данным, получение различных выходных документов.

Система должна обеспечивать надежное хранение данных, то есть быстрое и полное их восстановление при сбоях и отказах работы оборудования. Система должна иметь возможности резервного копирования, архивирования данных и быстрого их восстановления при необходимости. Соблюдение данного требования очень важно, так как предполагается полностью отказаться от бумажных копий информации, поэтому потеря её может привести к тяжелым последствиям. Реализация данного пункта относится к задачам системного администратора.

Автоматизированная система должна обеспечить достоверность хранимой информации, то есть соответствие данных, получаемых в отчетах, фактической информации о состоянии дел на складах. Достоверность зависит как от правильности ввода данных пользователем, так и от правильной обработки полученной информации системой. Этот пункт очень важен, так как возникшая ошибка может привести к неверной выходной информации, и, как следствие, неправильному учёту, дополнительным затратам на приведение данных в соответствие с фактической информацией.

Система должна обладать высокой производительностью. Под данными требованиями имеются в виду скоростные характеристики работы системы, такие как время обработки входной информации, получения выходных отчетов. Время отклика системы должно быть небольшим, иначе с системой будет трудно работать.

При приобретении или создании системы по возможности должны использоваться имеющиеся технические средства, но могут быть приобретены и дополнительные. Использование имеющихся технических средств дает снижение затрат на внедрение автоматизированной системы складского учёта.

Выполнение всех этих требований желательно, а некоторых – и обязательно для внедрения системы. Без выполнения первых пяти требований не имеет смысла закупать готовую или создавать собственную систему, так как они определяют работоспособность системы.

Объектом исследования дипломной работы является Общество с ограниченной ответственностью «ПА-ПИНО», которое работает на фармацевтическом рынке России.

Целью дипломного проекта является внедрение автоматизированной системы учета лекарственных средств на предприятии ООО «ПА-ПИНО».

В соответствие с целью работы в дипломном проекте решаются следующие задачи:

1. провести анализ хозяйственной деятельности предприятия и выявить необходимость автоматизации;

2. проанализировать организационно-экономическая сущность задачи разработки системы автоматизации аптеки;

3. провести описание информационного обеспечения комплекса задачи;

4. описать программную реализацию комплекса задач;

5. оценить экономическую эффективность внедрения автоматизированной системы;

6. проанализировать необходимые условия безопасной работы сотрудников аптеки.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1.Общая характеристика компании ООО «ПА-ПИНО»

Компания "ПА-ПИНО" была создана в 1991 году и специализируется на оптовой и розничной реализации лекарственных препаратов с 1993 года. ООО «ПА-ПИНО» постоянно развивающаяся динамичная компания.

Свою миссию компания видит в том, чтобы содействовать удовлетворению потребности общества в улучшении и поддержании здоровья, путем качественного снабжения широких кругов населения доступными лекарственными и профилактическими средствами и пропаганды заботы о здоровье, при этом внося вклад в развитие экономики, оказывая позитивное влияние на развитие данного сектора бизнеса, отрасли и экономической среды в целом, выполняя обязанности перед государством, кроме того, осуществляя деятельность легально и в соответствии с принципами деловой этики, ценностями, экономической оптимальностью и целесообразностью, а также совмещая интересы организации с потребностями личности сотрудника и личные интересы с потребностями команды.

Свое будущее компания связывает с дальнейшим развитием розничной сети, как за счет увеличения количества аптек в тех субъектах РФ, где мы уже представлены, так и путем охвата аптечной сетью других крупных городов РФ.

Особое внимание компания уделяет, и будет уделять увеличению надежности системы, Оптимизации системы, и созданию репутации компании первого выбора для сотрудников, покупателей и поставщиков.

На сегодняшний день Фирма "ПА-ПИНО" имеет собственную справочную систему «Фармсправка» о наличии лекарственных средств в аптеках для населения.

Сегодня ООО "ПА-ПИНО" - это сеть структурных подразделений, каждое из которых является частью сплоченного коллектива, состоящего из высококвалифицированных специалистов.

ООО "ПА-ПИНО" занимается розничной и оптовой реализацией лекарственных препаратов, медицинского оборудования:

5000 наименований лекарственных средств, в том числе по специализациям: психиатрия, онкология, эндокринология.

всегда в наличии более 150 позиций лекарственных трав и сборов;

минеральная вода различных марок;

эфирные масла для ароматерапии;

предметы ухода за больными;

инвалидные кресла, костыли, трости различных модификаций;

предметы санитарии и гигиены.

В настоящее время в состав предприятия входят 50 аптек, подчиненных трем территориальным управлениям. Мелкорозничная сеть представлена 19 аптечными пунктами и 30 аптечными киосками.

Основные направления деятельности аптечной сети:

• реализация готовых лекарственных средств (ЛС) и изделий медицинского назначения населению и лечебно-профилактическим учреждениям (ЛПУ);

• льготный отпуск ЛС по рецептам бесплатно и с 50%-й скидкой;

• изготовление ЛС в аптечных условиях.

С целью повышения эффективности работы аптечной сети проведен анализ ее деятельности по изготовлению ЛС за 2002 г. и дана экономическая оценка. Это позволило разработать методические подходы совершенствования системы управления производственной деятельностью в масштабах аптечной сети, которые в дальнейшем были использованы при формировании комплекса функциональных стратегий реорганизации производственной деятельности ПА-ПИНО.

Анализ производственной деятельности ПА-ПИНО показал:

• производственная деятельность выполняется в 28 аптеках, однако 88,3% от общего объема работ сосредоточены лишь в 14 аптеках. Около 60% производственных аптек не соответствуют требованиям по составу и размерам производственных помещений, состоянию коммуникаций;

• изготовление ЛС зависит от ассортимента ЛС промышленного производства, номенклатуры предлагаемых поставщиками субстанций и врачебных предпочтений. В последние годы номенклатура ЛС аптечного изготовления не систематизировалась, потребность в них населения и ЛПУ не изучалась;

• средняя цена одной изготовленной единицы продукции значительно ниже ее средней себестоимости;

• информационная работа с врачами не проводится, поиск новых оптовых покупателей не осуществляется, сбытовая политика не разрабатывается.

1.2. Анализ конъюнктуры рынка

Несмотря на снижение доли государственного финансирования и колебания валютных курсов, для российского фармацевтического рынка прошлый год оказался вполне удачным - его объем увеличился в среднем на 15-20% и достиг отметки в $5.5 млрд. Эксперты полагают, что такими же темпами рынок будет расти и дальше. Сейчас основу производства и продаж по-прежнему составляют дженерики (копии оригинальных марочных продуктов), но и реализация новых дорогих препаратов также постепенно растет.

Фармрынок последовательно увеличивается в объемах в течение последних трех лет. В 2001 году его объем составлял $4.2 млрд., сейчас - уже $5.5 млрд., а к 2007 году, по прогнозам центра маркетинговых исследований "Фармэксперт", емкость рынка составит уже $7.2 млрд. Прошлый год аналитики признают успешным: рост в потребительских ценах составил 13%, в ценах дистрибьюторов - 15%, а в ценах производителей - 12%. Российские показатели самые впечатляющие на всем постсоветском пространстве. Только украинские фармацевты сумели в прошлом году перешагнуть рубеж в $1 млрд., у остальных стран СНГ объемы продажи лекарств значительно ниже.

Ситуацию на российском фармрынке аналитики считают достаточно стабильной и говорят о качественном скачке, который произошел благодаря консолидации его участников. Хотя российским производителям сейчас нелегко выдерживать конкуренцию с иностранными коллегами: благодаря агрессивной рекламе импортные препараты воспринимаются потребителями как наиболее эффективные и качественные.

Дистрибьюторский и розничный сектора фармрынка таких проблем не испытывают, поэтому и развиваются более стабильно. Именно здесь происходят наиболее интересные процессы и именно сюда идет основной приток инвестиций. В 2002 году активно объединялись дистрибьюторы, в 2003-м произошла концентрация в аптечном секторе. Эти процессы будет продолжаться и в этом году. Конкуренция в фармацевтической рознице очень большая, тем более что на частное потребление лекарств у нас приходится 67% в общей структуре потребления медикаментов. Доля государственного финансирования лекарственного обеспечения за счет бюджетов обязательного медицинского страхования в прошлом году сократилась на 2% (с 33% в 2002 году до 31% в 2003 году). Но рынок этого практически не заметил.

Львиная доля потребления ЛС приходится на аптечные учреждения (более 75%). Структура потребления лекарств отражена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Структура потребления закупок лекарств

Среднее потребление препаратов на душу населения составляет 12,5 долл. в розничных ценах.

Среди наиболее продаваемых лекарств и медицинских расходных материалов на казахстанском фармрынке лидирующие позиции занимают шприцы, горчичники, Ацетилсалициловая кислота, Аскорбиновая кислота, лейкопластыри, Цитрамон, Андипал, Бисептол, Галазолин и Трихопол (см. рис.1.2).

Рис. 1.2. Структура потребления

В районе деятельности аптеки работают несколько конкурирующих предприятий «З6,6», «Старый лекарь», «Аптека на Лесной», Аптечный киоск фирмы «Столица-медикл», Аптечный киоск фирмы «Аитон».

В табл. 1.1 представлены сильные и слабые стороны конкурентов.

Таблица 1.1

Анализ сильных и слабых сторон деятельности предприятий конкурентов

В табл. 1.2 представлен анализ ключевых факторов успеха предприятия в конкурентной больбе.

Таблица 1.2.

Ключевые факторы успеха предприятия в конкурентной борьбе по 5-ти бальной системе

1.3. Экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия

Обеспечение эффективного функционирования организаций требует экономически грамотного управления их деятельностью, кото­рое во многом определяется умением ее анализировать. С помощью комплексного анализа изучаются тенденции развития, глубоко и си­стемно исследуются факторы изменения результатов деятельности, обосновываются бизнес-планы и управленческие решения, осуществляется контроль за их выполнением, выявляются резервы повы­шения эффективности производства, оцениваются результаты дея­тельности предприятия, вырабатывается экономическая стратегия его развития.

Комплексный анализ хозяйственной деятельности - это научная база принятия управленческих решений в бизнесе. Для их обоснова­ния необходимо выявлять и прогнозировать существующие и потен­циальные проблемы, производственные и финансовые риски, опре­делять воздействие принимаемых решений на уровень рисков и до­ходов субъекта хозяйствования. Поэтому овладение методикой ком­плексного экономического анализа менеджерами всех уровней явля­ется составной частью их профессиональной подготовки.

Квалифицированный экономист, финансист, бухгалтер, аудитор и другие специалисты экономического профиля должны хорошо вла­деть современными методами экономических исследований, мастерством системного комплексного микроэкономического анализа. Зная технику и технологию анализа, они смогут легко адаптироваться к изменениям рыночной ситуации и находить правильные решения и ответы. В силу этого освоение основ экономического анализа полез­но каждому, кому приходится участвовать в принятии решений, либо давать рекомендации по их принятию, либо испытывать на себе их последствия.

Комплексный анализ хозяйственной деятельности основывается на гармоническом сочетании производственного и финансового анализа, обеспечивает интегрированное, широкое по­нимание производственно-финансовой деятельности предприятия.

Анализ хозяйственной деятельности знаком с вопросами экономики, организаци­ей и планированием производства на промышленных предприятиях, бухгалтерским учетом и отчетностью, статистикой, теорией анализа хозяйственной деятельности, финансовым менеджментом, маркетин­гом и другими смежными дисциплинами, на которые опирается ана­лиз хозяйственной деятельности.

ООО «ПА-ПИНО», должно проводить систематическую работу, направленную на формирование ассортимента и управление товарными запасами, рекламу товаров и услуг. На заключительном этапе ее коммерческой деятельности должны выполняются операции по организации хозяйственных связей с оптовыми покупателями.

Изучение объема оборота товаров начинается с исчисления фактической величины продаж товаров.

Анализ выполнения плана продаж товаров проводится не только за год, но и по кварталам, месяцам и за более короткие промежутки времени, а так же и в сравнении с прошлым годом. Это помогает установить, как ритмично выполняется план продаж товаров, как равномерно удовлетворяется спрос покупателей на товары.

У нас имеются следующие данные о выполнении плана продаж товаров, по "ПА-ПИНОe" по месяцам за 2002 – 2004 г.г. (см. табл. 1.3)

Из таблицы 1.2 видно, что производственное предприятие «ПА-ПИНО» успешно выполнило план продаж товаров практически по всем месяцам отчетного года, кроме октября – 2003, и марта 2004 годов. Объем продаж товаров по сравнению с 2003 годом увеличился на 39617 тыс. руб. или на 157,9 %.

Для оценки равномерности выполнения плана продаж товаров по «ПА-ПИНО», целесообразно так же составить график его выполнения по месяцам, определить и проанализировать коэффициенты ритмичности и равномерности выполнения плана.

Таблица 1.3

Объем продаж «ПА-ПИНО» за 2002 – 2004 гг., тыс. руб.

По данным табл. 1.3. четко прослеживается увеличение роста объема продаж на протяжении трех лет. Наибольший подъем приходится на декабрь месяц. На этот факт влияет увеличение объема производства продукции и все больший спрос на продукцию.

Из таблицы 1.4 можно сделать следующие выводы: реализация лекарственных средств увеличилась в 2003 году на 29271 шт., в 2004 году на 42580 шт. или на 177, 46 %. Реализация предметов ухода за больными по сравнению с 2003 годом сократился на 1726 шт. Резко возросла реализация трав и сборов, реализация прочих товаров по сравнению с 2003 годом в 21 раз.

Коэффициент ритмичности определяется отношением числа периодов, за которые выполнен план, к общему их количеству.

В нашем примере выполнен план фактического оборота товаров по всем четырем кварталам. Отсюда коэффициент ритмичности здесь равен 1 (4:4), или ритмичным его выполнение было 100%.

Таблица 1.4

Объем реализуемой продукции «ПА-ПИНО» за 2002 – 2004 гг., млн. шт.

Коэффициент ритмичности выполнения плана оборота товаров по месяцам составил 1(12:12).

Горизонтальный анализ баланса предполагает изучение динамики изменения статей во времени, выявления темпов роста (снижения) показателей.

Вертикальный анализ баланса – это анализ структуры активов и пассивов путем расчета удельного веса статей в валюте баланса. Такой анализ позволяет сравнивать балансы разных по масштабу предприятий, а также сгладить искажающее влияние инфляции на стоимостные показатели.

Детальное исследование структуры баланса представлено в табл. 1.5.

Таблица 1.5.

Сравнительный аналитический баланс ООО "ПА-ПИНО" за 2002-2004 г.г.

На основе проведенного исследования баланса можно отметить следующие положительные тенденции:

1) сокращение внеоборотных активов;

2) рост оборотных активов;

3) рост денежных средств;

4) сокращение дебиторской задолженности;

5) увеличение валюты баланса.

К отрицательным тенденциям можно отнести следующее:

1) увеличение запасов

2) рост кредиторской задолженности и сокращение доли собственного капитала в источниках средств.

Снижение доли необоротных активов в структуре баланса происходило за счет реализации неиспользуемых основных фондов. Сокращение дебиторской задолженности произошло за счет ужесточения политики реализации продукции в кредит. Рост кредиторской задолженности может рассматриваться как положительный факт с точки зрения привлечения бесплатных источников кредитования.

Для оценки деловой активности предприятия рассчитаны следующие показатели:

1) Коэффициент рентабельности активов:

Раи = (Пп/Ас)*100,

где Раи - рентабельность активов (имущества);

Пп - прибыль в распоряжении предприятия (ф №2);

Ас - средняя величина активов (расчетно по данным баланса).

Этот коэффициент служит оценкой прибыльности бизнеса по отношению к его активам. Чем больше рентабельность активов, тем более умело менеджмент использует ресурсы компании. Важно, чтобы для расчета использовалась средняя за период величина активов, а не их размер на конец года, так как прибыль зарабатывается в течении всего года, а не только в отдельный момент времени. Это соотношение наиболее полезно для анализа предприятий в рамках одной отрасли, но не при сопоставлении между различными отраслями.

Рентабельность собственных средств позволяет определить эффективность использования инвестированного собственниками капитала и сравнить с возможным получением прибыли от вложения этих средств в другие ценные бумаги. Показывает, сколько прибыли получено с каждой единицы денежных средств, вложенных собственниками предприятия. Этот показатель служит важным критерием при оценке уровня котировки акций на бирже.

2) Коэффициент рентабельности текущих активов:

Рта = (Пп/Аст)*100,

где Рта - рентабельность текущих активов;

Пп - прибыль в распоряжении предприятия (ф №2);

Аст - средняя величина текущих активов (расчетно по данным баланса).

3) Рентабельность собственного капитала:

Рск = (Пп/Исс)*100,

где Рск - рентабельность собственного капитала;

Исс - источники собственных средств.

Этот коэффициент показывает, какой доход приносят инвесторам инвестиции в данный бизнес. В его росте заинтересованы в первую очередь те, кто вложил свои средства на длительный срок, ибо он характеризует, насколько эффективно используется собственный капитал. Подобно рентабельности активов, этот коэффициент целесообразнее рассчитывать, используя среднюю за период величину собственного капитала, поскольку некоторая часть прибыли реинвестируется на протяжении всего года.

4) Рентабельность реализованной продукции:

Рп=(Пп/Вр)*100,

где Рп - рентабельность продукции;

Вр - выручка от реализации.

Чистая прибыль на единицу продаж отражает размер чистой прибыли от производственной деятельности предприятия (после уплаты процентов и налогов) на единицу продаж.

Показатели для расчета представлены в таблице 1.6.

Таблица 1.6.

Показатели для расчета рентабельности

Расчетные значения показателей деловой активности представлены в табл. 1.7. Динамика показателей свидетельствует о повышении рентабельности активов, текущих активов, собственного капитала, продукции по сравнению с предыдущим годом.

Таблица 1.7.

Динамика показателей деловой активности

Для целей общей оценки финансового состояния предприятия и ликвидности целесообразно статьи баланса сгруппировать в группы по признаку ликвидности активов и срочности обязательств.

Под ликвидностью понимают возможности реализации материальных и других ценностей и превращения их в денежные средства. По степени ликвидности имущество предприятия можно разделить на 4 группы:

1) А1 - первоклассные ликвидные средства (денежные средства и краткосрочные финансовые вложения);

2) А2 - легко реализуемые активы (дебиторская задолженность, готовая продукция и товары)

3) А3 - среднереализуемые активы (производственные запасы, животные на выращивании и откорме, МБП, незавершенное производство, издержки обращения)

4) А4 - труднореализуемые или неликвидные активы (нематериальные активы, основные средства и оборудование к установке, капитальные и долгосрочные финансовые вложения).

Первоклассные ликвидные средства, легкореализуемые активы и среднереализуемые активы образуют текущие активы.

Пассивы баланса по степени их срочности и погашения можно сгруппировать следующим образом:

1) П1 - наиболее срочные обязательства (кредиторская задолженность);

2) П2 - краткосрочные пассивы (краткосрочные кредиты, займы)

3) П3 - долгосрочные кредиты и займы, арендные обязательства и т.п.

4) П4 - постоянные пассивы (собственные средства)

Сумма А1, А2, А3 соответствует значению текущих активов (ТА)

Группировка активов и пассивов ООО "ПА-ПИНО" представлена в табл. 1.8 и табл. 1.10.

Баланс считается абсолютно ликвидным, если: А1>=П1, А2>=П2, А3>=П3, А4<=П4. На основе выше приведенных данных можно сделать вывод, что баланс предприятия ООО "ПА-ПИНО" не является абсолютно ликвидным.

Таблица 1.8

Показатели ликвидности баланса ООО «ПА-ПИНО» за 2002 - 2003 г.

Таблица 1.9

Показатели ликвидности баланса ООО «ПА-ПИНО» за 2003 - 2004 г.

Для оценки платежеспособности целесообразно рассчитать следующие коэффициенты:

1) Коэффициент абсолютной ликвидности (отношение суммы денежных средств и краткосрочных финансовых вложений (А1) к краткосрочным обязательствам (П1)).

2) Промежуточный коэффициент покрытия или коэффициент быстрой ликвидности (отношение совокупной суммы денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, дебиторской задолженности, стоимости готовой продукции и товаров к краткосрочным обязательствам). Иногда данный коэффициент называют коэффициентом “лакмусовой бумажки”. Он аналогичен коэффициенту текущей ликвидности и устанавливает способность компании выполнять свои краткосрочные обязательства подобно тому, как лакмусовая бумажка в химии позволяет определить, является ли данное соединение кислотой или щелочью. При расчете коэффициента быстрой ликвидности из величины оборотных средств исключаются товарно-материальные затраты и расходы будущих периодов, поскольку они имеют наименьшую среди оборотных средств ликвидность. Оптимальное значение от 0,2 до 0,6.

3) Общий коэффициент покрытия или коэффициент текущей ликвидности (отношение совокупной величины запасов и затрат (без расходов будущих периодов), денежных средств, краткосрочных финансовых вложений и дебиторской задолженности к краткосрочным обязательствам).

Коэффициент отражает способность предприятия платить по краткосрочным обязательствам из оборотного капитала. В западной практике неудовлетворительным считается значение коэффициента, меньшее 2. В российской практике удовлетворительным считается значение коэффициента текущей ликвидности, большее 1. Слишком большое значение коэффициента текущей ликвидности означает, что компания сохраняет чрезмерный объем ресурсов в форме ликвидных активов, а, следовательно, не использует их для развития компании, осуществления новых разработок и инвестиций. Это уже недостаток менеджмента. Обычно финансовые учреждения имеют относительно более высокую долю ликвидных активов по сравнению с промышленными предприятиями. Оптимальное значение от 1,0 до 3,0.

Значение коэффициентов (см. табл. 1.10) и их динамика позволяют сделать вывод о постепенном росте степени платежеспособности ООО "ПА-ПИНО" Однако на конец 2004 года промежуточный коэффициент покрытия ниже нормативного значения из-за увеличения кредиторской задолженности предприятия.

Таблица 1.10.

Показатели ликвидности

Экономической сущностью финансовой устойчивости пред­приятия является обеспеченность его запасов и затрат источни­ками их формирования.

Для анализа финансовой устойчивости необходимо рассчи­тать такой показатель, как излишек или недостаток средств для формирования запасов и затрат, который рассчитывается как разница между величиной источников средств и величиной за­пасов. Поэтому для анализа прежде всего надо определить раз­меры источников средств, имеющихся у предприятия для фор­мирования его запасов и затрат.

В целях характеристики источников средств для формиро­вания запасов и затрат используются показатели, отражающие различную степень охвата видов источников. В их числе:

1. Наличие собственных оборотных средств Е^с. Этот пока­затель рассчитывается по следующей формуле:

Е^с = К — А^в,

Е^с02 = 12507 – 6795 = 5712

Е^с03 = 19866 – 7488 = 12378

Е^с04 = 25730 – 10524 = 15206

где К — капитал и резервы;

А^в — внеоборотные активы.

2. Общая величина основных источников формирования запасов и затрат Е^о:

Е^о = Е^с + М,

Е^о02 = 5712 + 2927 = 8639

Е^о03 = 12378 + 2247 = 14625

Е^о 04 = 15206 + 1527 = 16733

где М — кредиты и займы.

На основании вышеперечисленных показателей рассчиты­ваются показатели обеспеченности запасов и затрат источника­ми их формирования.

1. Излишек (+) или недостаток (-) собственных оборотных средств ±Е^С:

±Е^с= Е^с - 3,

±Е^с 02 = 5712 – 11553 = - 5841

±Е^с03 = 12378 – 15510 = - 3132

±Е^с04 = 15206 – 26272 = - 11066

где З — запасы.

В данном случае недостаток собственных оборотных средств критический, и есть тенденция его ухудшения.

2. Излишек (+) или недостаток (-) общей величины основ­ных источников для формирования запасов и затрат ±Е°:

±Е^о = Е° — З.

±Е^о 02 = 8639 – 11553 = - 2914

±Е^о03 = 14625 – 15510 = - 885

±Е^о04 = 16733 – 26272 = - 9539

После формирования запасов у предприятия остаются источники средств, которые оно направляет на финансирование оборотных активов.

По степени финансовой устойчивости предприятия воз­можны четыре типа ситуаций:

1. Абсолютная устойчивость. Эта ситуация возможна при следующем условии:

3 < Е^с + М,

2. Нормальная устойчивость, гарантирующая платежеспо­собность предприятия, возможна при условии:

3 = Е^с + М,

3. Неустойчивое финансовое состояние связано с нарушени­ем платежеспособности и возникает при условии:

3 = Е^с + М + И°,

где И^о — источники, ослабляющие финансовую напряженность (временно свободные собственные средства, привлеченные средства, кредиты банка на временное пополнение оборотных средств и прочие заемные средства).

4. Кризисное финансовое состояние:

3 > Е^с + М,

2002 г.: 11553  8639

2003 г.: 15510  14625

2004 г.: 26272  16733

Расчет указанных показателей и определение на их основе ситуаций позволил выявить что, «ПА-ПИНО» находится в затруднительном финансовом положении.

После расчета наличия и излишка (недостатка) средств для формирования запасов и затрат предприятия рекомендуется составить таблицу анализа финансовой устойчивости. Приме­нительно к взятому нами в качестве примера предприятию в таблицу вносятся следующие показатели (см. табл. 1.11).

По данным таблицы видно, что предприятие "ПА-ПИНО" испытывает недостаток собственных оборотных средств и общей величины основных ис­точников формирования запа­сов и затрат с 2002 по 2004 гг. Что говорит не в пользу финансовой устойчивости предприятия.

Для характеристики платежеспособности и финансовой устойчивости предприятия используется также ряд финансовых коэффициентов.

Среднемесячная выручка - показатель характеризирует объем доходов организации за рассматриваемый период и определяет основной финансовый ресурс организации, который используется для осуществления хозяйственной деятельности, в т. ч. для исполнения обязательств. Среднемесячная выручка, рассматриваемая в сравнении с аналогичными показателями других организаций, характеризирует масштаб бизнеса организации.

Формула для расчета среднемесячной выручки рассчитывается как отношение выручки, полученной организацией за отчетный период, к количеству месяцев в отчетном периоде его производственно-торговой деятельности.

Структура долгов и способы кредитования организации характеризируются распределением показателя «степень платежеспособности общая» на коэффициенты задолженности по кредитам банков и займам, другим организациям, фискальной системе, внутреннему долгу. Перекос структуры долгов в сторону товарных кредитов от других организаций, скрытого кредитования за счет неплатежей фискальной системе государства и задолженности по внутренним выплатам отрицательно характеризует хозяйственную деятельность организации.

Данный коэффициент показывает, насколько текущие обязательства покрываются оборотными активами организации. Кроме того, показатель характеризирует платежные возможности организации при условии погашения всей дебиторской задолженности (в т. ч. невозвратной) и реализации имеющихся запасов (в т. ч. неликвидов).

Для вычисления показателя стоимость всех оборотных средств в виде запасов, дебиторской задолженности, краткосрочные финансовые вложения, денежных средств и прочих оборотных активов делят на текущие обязательства организации.

Коэффициент автономии (финансовой независимости) определяется отношением стоимости капитала и резервов организации, очищенных от убытков, к сумме средств организации в виде внеоборотных и оборотных активов. Данный показатель определяет долю активов организации, которые покрываются за счет собственного капитала (обеспечиваются собственными источниками формирования). Оставшаяся доля активов покрывается за счет заемных средств. Показатель характеризирует соотношение собственного и заемного капитала организации.

Коэффициент автономии вычисляется как частное от деления собственного капитала на сумму активов организации.

Формула для расчета коэффициента обеспеченности оборотными средствами вычисляется путем деления оборотных активов организации на среднемесячную выручку и характеризирует объем оборотных активов, выраженный в среднемесячных доходах организации, а также ее оборачиваемость.

Коэффициент оборотных средств в расчетах определяет скорость обращения оборотных активов организации, не участвующих непосредственно в производстве. Низкое значение данного коэффициента свидетельствует об эффективном использовании активов.

По данным таблицы 1.12 можно сделать выводы.

За сравниваемый период наблюдается увеличение абсолютной величины среднемесячной выручки более чем в 1,5 раза. Основными факторами увеличения выручки являются инфляционные процессы в экономике.

Из таблицы 1.12 видно, что сроки возможного погашения задолженности перед кредиторами с учетом объемов заемных средств и среднемесячной выручки находятся на неудовлетворительном уровне и практически не, изменились.

За анализируемый период наблюдается снижение коэффициента покрытия текущих обязательств оборотными активами.

В 2004 г. по сравнению с 2003 г. показатель снизился до значения 1,68 к 2,28 пп. – 2003 года, что свидетельствует о снижении уровня ликвидности активов и о росте убытков организации. Обеспеченность оборотными активами недостаточна для ведения хозяйственной деятельности и своевременного погашения краткосрочных обязательств.

Чем ниже значение коэффициента обеспеченности оборотными средствами, тем выше скорость использования оборотного капитала. Скорость обращения средств, вложенных в оборотные активы в 2003 и 2004 гг. по сравнению с 2002 г. уменьшилась соответственно на 1,2 и 1,1 пп., что свидетельствует о снижении эффективности и маркетинговой политики организации.

В «ПА-ПИНО» в 2002 году показатель оборачиваемости оборотных средств в расчетах составил 1,7. К концу 2004 года наблюдается уменьшение показателя по сравнению с началом рассматриваемого периода на 0,2. Ухудшение значений показателя связано, прежде всего, с увеличением абсолютной величины оборотных активов.

За анализируемый период наблюдается снижение коэффициента покрытия текущих обязательств оборотными активами. Что свидетельствует о снижении уровня ликвидности активов и о росте убытков организации. Обеспеченность оборотными активами недостаточна для ведения хозяйственной деятельности и своевременного погашения краткосрочных обязательств.

Скорость обращения средств, вложенных в оборотные средства, снижается, что тоже является негативной тенденцией и свидетельствует о снижении эффективности и маркетинговой политики организации. Перспективным направлением на ближайшую перспективу является увеличение контроля за процессом реализации продукции.

Целесообразно определить коэффициенты оборачиваемости.

Коэффициент оборачиваемости запасов определяется по формуле:

Коз = СРТ/З

СРТ – себестоимость реализации товаров

З – средняя стоимость запасов за год

Продолжительность одного оборота запасов определяется по формуле:

Пз = 365/Коз

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности определяется по формуле:

Кдз = ВР/ДЗ

ВР – выручка от реализации

ДЗ – средняя величина дебиторской задолженности за год

Продолжительность одного оборота дебиторской задолженности определяется по формуле:

Пдз = 365/Кдз

Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности определяется по формуле:

Ккз = ВР/КЗ

ВР – выручка от реализации

КЗ – средняя величина кредиторской задолженности за год

Продолжительность одного оборота дебиторской задолженности определяется по формуле:

Пкз = 365/Ккз

Таблица 1.13

Расчет показателей оборачиваемости

По данным табл. 1.13 можно сделать вывод о сокращении операционного и финансового цикла. Такая тенденция оценивается как положительная. Улучшению показателей способствовал рост товарооборота при незначительном росте запасов дебиторской и кредиторской задолженности

1.4. Анализ учета лекарственных средств

Товарные запасы в виде лекарственных средств составляют значительную долю оборотных средств и оборотного капитала в целом. Поэтому управление запасами применительно к деятельности конкретного предприятия является одной из важнейших составляющих в организации управления его оборотным капиталом.

На эффективность использования запасов оказывает влияние формирование их величины, зависящей от установления оптимальных объемов, материалов, полуфабрикатов и т.д.

В целях оптимизации величины запасов необходимо выявить резервы снижения средств, отвлекаемых на их формирование, привести структуру находящихся на складах запасов в соответствие со структурой спроса со стороны производства и реализацией лишних и неиспользуемых товаров.

Соответствие сформированных запасов спросу на них со стороны покупателей означает взаимоувязку производственного процесса и его снабжения, исключающую отвлечение оборотных средств в излишние запасы.

В специальной экономической литературе анализ взаимоувязки производства и снабжения не рассматривается. Вместе с тем при проведении анализа в первую очередь определяется потребность в остатках запасов в для бесперебойной работы предприятий с учетом интервала поставок, создания страхового запаса.

Изучая остатки лекарственных средств, первоначально сравнивают потребность, рассчитанную плановым отделом, с потребностью, запланированной отделом материально-технического снабжения.

Наличие отклонений свидетельствует о том, что в основе определения величины производственных запасов при планировании как службой материально-технического снабжения, так и плановым отделом должен лежать единый критерий.

Немаловажным является анализ ритмичности формирования запасов. Под ритмичностью понимают точное соблюдение планов снабжения (месячных, декадных и др.), она характеризует уровень организации системы снабжения в целом и влияет на экономические показатели хозяйственной деятельности предприятия. Существуют различные методы оценки ритмичности формирования запасов, основными из которых являются оценка ритмичности снабжения на основе стоимостной оценки абсолютных показателей и расчета относительных показателей (по удельному весу). В обоих методах в зачет принимаются фактические данные, но не выше плановых. Для расчета коэффициента ритмичности итог зачетной величины в стоимостной оценке относится к плановому объему поставок.

Из данных предприятия следует, что ритмичность формирования производственных запасов на предприятии, подсчитанная методом стоимостной оценки, составила 68,24% (4676 / 6852 х 100), методом удельного веса — 88,17 %. Результаты анализа, полученные при использовании обоих методов оценки ритмичности, свидетельствуют о недостаточном уровне организации системы снабжения на предприятии.

На эффективность использования запасов оказывает влияние соответствие их величины фактическим потребностям, на что, в свою очередь, влияет наличие на складе неиспользуемых материалов.

Источниками информации для анализа запасов являются отчеты служб снабжения, данные по счету «Товары для перепродажи», форма статистической отчетности 5-з, книги (карточки) складского учета.

Для выявления наличия на складах неиспользуемых запасов следует проанализировать производственные запасы по времени их нахождения на складах на ту или иную дату. Определяется вероятность использования в производстве запасов в зависимости от сроков хранения. Как показывает опыт работы предприятий фармацевтики, вероятность того, что на складе находятся товары, хранящиеся более одного года, близка к нулю. Таким образом, можно допустить предположение о наличии прямой линейной связи вероятности неиспользования товаров со сроком их нахождения на складе. Если он составляет один год и более, вероятность неиспользования товаров равна единице, при сроке свыше 9 месяцев вероятность неиспользования товаров уменьшается на четверть (так как 9 месяцев – это 3/4 года) и составит 0,75. Аналогично определяется вероятность неиспользования материалов в течение 6-9 месяцев, 3-6 месяцев, 1-3 месяцев и до одного месяца.

Резервы от реализации неиспользуемых товаров определяются как сумма произведений стоимости товаров, сгруппированных по срокам нахождения на складах, на соответствующую им вероятность. При вычислениях сделаем допущение о том, что вероятность неиспользования в производстве материалов, срок хранения которых меньше одного месяца, равна нулю.

По данным предприятия, резерв экономии неиспользуемых производственных запасов составил 0,3 млн.руб.

Значительные резервы экономии оборотных средств могут быть достигнуты при доведении величины поставок до планового уровня и обеспечении ритмичности поставок. На анализируемом предприятии за месяц года величина фактических поставок соответствовала плановому уровню. Однако процесс формирования запасов не был ритмичным, фактический интервал между поставками оказался больше планового. Причиной чему послужили незапланированные простои транспорта на границах и железнодорожных станциях.

В результате общее отвлечение средств в связи с неритмичностью поставок составило 0,22 млн.руб.

Выявленные резервы целесообразно обобщить (таблица 1.14).

Таблица 1.14

Обобщение возможного снижения суммы оборотных средств за счет устранения отвлечения их в сверхплановые запасы на предприятии за месяц

Данные таблицы 1.14 свидетельствуют о наличии на предприятии резерва экономии оборотных средств, вкладываемых в производственные запасы, только за один месяц в размере 0,53 млн.руб.

Оптимизация остатков готовой продукции на складе имеет особую практическую значимость.

Сокращение периода пребывания продукции на складе зависит от многих факторов. Одни из них непосредственно связаны с деятельностью предприятия (качество, стоимость, дизайн, номенклатура, количество и сроки поставки, правильное планирование ассортимента в связи с сезонными колебаниями спроса на внутреннем и внешнем рынках), другие — с финансовой и маркетинговой деятельностью (система расчетов, реклама, деловые связи с потребителями, изучение спроса и организация сбыта продукции, сроки доставки, вид транспортировки и многое другое).

Увеличение остатков продукции на складах предприятия ведет к замедлению оборачиваемости оборотных средств. Оборотный капитал, замороженный в запасах готовой продукции, не может быть использован для более прибыльных вложений, что сокращает уровень доходности предприятия. В основе оптимизации остатков готовой продукции на складе лежит обоснование норм оборотных средств по этой статье.

Норма оборотных средств на продукцию на складе зависит от времени, в течение которого продукция проходит следующие операции:

- подборка и сортировка изделий по контрактам, договорам, заявкам;

- упаковка и маркировка продукции;

- накопление продукции до размера партии отгрузки;

- доставка упакованной продукции на железнодорожную станцию, пристань или аэродром;

- таможенное оформление и сертификация продукции;

- оформление платежных документов.

Разработанный порядок внутреннего контроля за проведением операций по учету лекарственных средств должен обеспечивать оптимальное значение величины запасов с учетом спроса, сроков годности, издержек хранения. К проведению этой работы на предприятии привлекаются члены трудового коллектива. Они решают следующие задачи:

• своевременное и правильное составление первичных документов и представление их в бухгалтерию в установленные графиком документооборота сроки;

• своевременное оприходование полученных ценностей, а также их списание;

• проведение комплекса мероприятий по обеспечению сохранности и правильному хранению лекарственных средств и других ценностей. Наличие на объектах и предметах инвентарных номеров, а также маркировочных штампов. Своевременное и правильное списание пришедших в негодность лекарственных средств;

• своевременная сверка данных бухгалтерского учета с данными оперативного учета у материально ответственных лиц;

• своевременное проведение периодических инвентаризаций денежных средств, лекарственных средств и других ценностей;

В настоящее время на предприятии для учета лекарственных средств не используется специализированное программное обеспечение, большинство документов проходит ручную обработку, что увеличивает трудоемкость работы и расходы организации.

Необходимо выполнить следующие работы по разработке программного продукта в части:

• учета состояния приемки товара (приходование на ответственное хранение, прохождение контроля качества, приходование для реализации);

• учета состояния отгрузки товара (прием заявки, комплектация, экспедиция);

• отслеживания параметров качества поступившего на склад товара;

• учета специфики ценообразования (система позволяет ограничивать наценку для жизненно необходимых и важнейших лекарственных средств);

• учета по срокам годности (программа сигнализирует о наличии товаров, у которых заканчивается срок годности);

• учета по сериям одного наименования товара, а так же по категориям, фармакологическим группам;

• организации адресного хранения товаров;

• формировании заявки на поставку товаров, с отслеживанем ее выполнения;

• оптимизации загрузки информации из РЛС (Реестр Лекарственных Средств).

1.5. Выводы по аналитической части

В настоящее время аптечный рынок является высоко прибыльной отраслью. Высокие доходы привлекают все большее количество предпринимателей в эту сферу, что вызывает обострение конкуренции. Усиление конкуренции в свою очередь требует от руководителей фирм работать над совершенствованием бизнес процессов, сокращать издержки, повышать производительность труда.

По результатам проведенного исследования можно сделать вывод о положении компании «ПА-ПИНО». К положительным факторам деятельности относятся рост выручки, прибыли, рост производительности труда. По результатам анализы был выявлен недостаток средств для формирования запасов и затрат.

Первоначальная стоимость основных средств и нематериальных активов на начало 2004 года составила 10140 тыс. руб., на конец 2004 года – 14516 тыс. руб., износ на начало 2004 года составил 2652 тыс. руб., на конец 2004 года - 3992 тыс. руб. Следовательно, коэффициент износа на начало 2004 года – 26,15%, на конец 2004 года – 27,50%. Такие значения коэффициентов свидетельствуют не высокой степени изношенности основных средств, что оценивается как положительный фактор.

Можно отметить, что среднегодовая выработка (производительность труда) одного работника в ООО «ПА-ПИНО» составляет за 2004 г. 34.56 тыс.р., что больше показателя 2003 г. почти на 26%, что говорит об улучшении условий и стимулирования труда на предприятии, проведение политики совершенствования производственного процессапроизводственного процесса.Амортизационные отчисления по основным средствам и нематериальным активам за год составила 1340 тыс. руб. Средняя норма амортизации – 13,21%

Аудиторской фирмой неоднократно проводились проверки расчетов с поставщиками и покупателями ООО "ПА-ПИНО". Данные проверки показали ряд проблем связанных с недостаточной автоматизацией процесса оформления документов.

Кроме того, при отсутствии автоматизированного заполнения документов существует проблема нарушения хронологической последовательности нумерации счетов - фактур. Для того, чтобы обойти обязательное требование выписывать счета- фактуры в хронологической последовательности, на ООО " ПА-ПИНО" работают следующим образом: номер счета - фактуры начинался с буквы или комбинации букв, соответствующих названию фирмы- заказчика и далее следовал номер, соответствующий порядковому номеру счета - фактуры для этого заказчика. Выявить фактическую хронологическую последовательность составления счетов - фактур при этом становилось совершенно невозможно. Порядок ведения книги продаж при этом также нарушался. Данные в книгу продаж вносились с большим опозданием, нерегулярно и в хронологической последовательности, не соответствующей датам выписки счетов - фактур.

В компании ООО "ПА-ПИНО" большинство ошибок возникли вследствие отсутствия автоматизированного заполнения документов. Отсутствие автоматизированного учета требует также значительной работы бухгалтерии по ведению учета в центральном офисе. Слабая автоматизация явилась причиной недостаточного контроля за сохранностью товара на складах, при перевозках и отгрузке магазинам, неоднократно выявлялись факты хищения, однако, выявить виновных было крайне сложно из-за необходимости обработки большого объема бумажной документации, неоднократно налоговыми органами выставлялись штрафы за неправильное исчисление НДС.

По данным статистических исследований, средний % рабочего времени, которое сотрудники аптеки тратят на поиск, ожидание, согласование, утверждение, передачу документов, подготовку стандартных отчетов, составляет около 50 %

Учитывая вышеприведенные факты, руководство предприятия приняло решение о разработке автоматизированной системы учета.

Глава. 2. Организационно-экономическая сущность задачи разработки системы автоматизации аптеки

Рассмотрим экономическую сущность комплекса задач.

Перед внедрением автоматизированной системы учёта и реализации продукции необходимо сформулировать требования к этой системе, выполнение которых необходимо для её устойчивого функционирования.

Перечислим эти требования:

1. Разумная стоимость системы.

2. Совместный доступ к базе данных многих пользователей.

3. Надежность хранения данных.

4. Достоверность информации.

5. Производительность системы.

6. Возможное использование существующей технической базы.

Каждое из требований рассмотрим более детально.

Разумная стоимость системы

Внедрение автоматизированной системы учёта и реализации продукции требует затрат на её разработку либо покупку, приобретение необходимых технических средств и затраты на функционирование системы. Данное мероприятие является дорогостоящим, и поэтому данный пункт является очень важным.

Желательно совместить минимум затрат с максимумом эффективности от внедрения системы. Поэтому необходимо выполнить расчет экономической эффективности внедрения системы, который покажет, что автоматизированная система обеспечит снижение затрат на ведение складского учета, а значит, и дополнительную прибыль.

Совместный доступ к базе данных нескольких пользователей

Предполагается, что с системой будут работать одновременно несколько человек, а именно кладовщик, бухгалтер, руководитель отдела, системный администратор. В связи с этим возникают следующие проблемы: независимость обработки данных от рабочего места, поддержание целостности данных, разделение доступа к данным, получение различных выходных документов.

Надёжность хранения данных

Система должна обеспечивать надежное хранение данных, то есть быстрое и полное их восстановление при сбоях и отказах работы оборудования. Система должна иметь возможности резервного копирования, архивирования данных и быстрого их восстановления при необходимости. Соблюдение данного требования очень важно, так как предполагается полностью отказаться от бумажных копий информации, поэтому потеря её может привести к тяжелым последствиям. Реализация данного пункта относится к задачам системного администратора.

Достоверность информации

Автоматизированная система должна обеспечить достоверность хранимой информации, то есть соответствие данных, получаемых в отчетах, фактической информации о состоянии дел на складах. Достоверность зависит как от правильности ввода данных пользователем, так и от правильной обработки полученной информации системой. Этот пункт очень важен, так как возникшая ошибка может привести к неверной выходной информации, и, как следствие, неправильному учёту, дополнительным затратам на приведение данных в соответствие с фактической информацией.

Производительность системы

Под данными требованиями имеются в виду скоростные характеристики работы системы, такие как время обработки входной информации, получения выходных отчетов. Время отклика системы должно быть небольшим, иначе с системой будет трудно работать.

Возможное использование существующей технической базы

При приобретении или создании системы по возможности должны использоваться имеющиеся технические средства, но могут быть приобретены и дополнительные. Использование имеющихся технических средств дает снижение затрат на внедрение автоматизированной системы складского учёта.

Выполнение всех этих требований желательно, а некоторых – и обязательно для внедрения системы. Без выполнения первых пяти требований не имеет смысла закупать готовую или создавать собственную систему, так как они определяют работоспособность системы.

2.1. Наименование задачи, место и цель ее решения

Целью дипломного проекта является разработка автоматизированной системы аптеки на примере ООО «па-Пино».

Местом решения задачи по учету товаров и складских операций - является склад и бухгалтерия предприятия.

Задачами разрабатываемой системы являются:

1) анализ хозяйственной деятельности предприятия;

2) анализ информационных потоков на предприятии;

3) разработка баз данных по клиентам и поставщикам;

4) разработка информационной модели предприятия;

5) расчет экономической эффективности.

Рассмотрим внутреннюю взаимосвязь задач:

Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения комплекса задач.

В настоящее время учет товаров ведется вручную без использования компьютеров, при помощи сохранения бумажных копий различных видов документов.

Информация о товарах содержится в прайс - листах, которые постоянно приходится обновлять. По этой причине, порой происходят такие ситуации, когда товар уже есть в наличии, а новые прайс - листы еще не выпущены и из-за этого предприятие несет убытки.

Экономические расчеты осуществляются вручную на каждой торговой точке, после чего эти данные поступают в офис и сверяются еще раз с накладными. Весь этот процесс занимает много времени и затрат для сотрудников предприятия.

Использование вычислительной техники позволит сократить время на техническую сторону работы сотрудников, и вдобавок облегчит её, автоматизирую процессы экономических расчетов, а, следовательно сотрудники предприятия смогут быстрее вести учет товаров, что позволит в значительной степени сократить затраты времени и денежные ресурсы. Процесс учета будет более быстрым, надежным и удобным.

Применение вычислительной техники позволит быстро узнать информацию о продажах на всех торговых точках предприятия, позволит быстро оформить заказ клиента, занести новый товар в базу, узнать какое количество товара находится на складе предприятия, а также вести базы данных о сотрудниках, поставщиках и клиентах организации, определить оптимальный размер заказа товара у поставщика

Для автоматизации процесса учета и ввода данных используется база данных, написанная в среде Microsoft Access 2000, с использованием Visual Basic for Application.

Использование именно данного программного продукта обосновано рядом причин:

- Microsoft Access входит в пакет прикладных программ Microsoft Office, который получил наибольшее распространение, по сравнению с другими пакетами прикладных программ;

- Microsoft Access легок и удобен в работе, даже для начинающего пользователя;

- Microsoft Access имеет приятный интерфейс;

- Несмотря на свою видимую простоту Microsoft Access позволяет создавать очень сложную структуру базы данных, включающих в себя десятки связанных таблиц;

- Применение в Microsoft Access Visual Basic for Application позволяет значительно расширить возможности программы.

В основе программного пакета, который необходимо разработать для внедрения бортовых компьютеров и системы автоматического заполнения первичных документов, лежит методология структурного системного анализа Гейна-Сарсона, применимая к широкому классу систем обработки информации: информационно-вычислительных, АСУ, АСУТП, систем автоматизации делопроизводства, бухгалтерских систем, баз данных, систем автоматизации эксперимента, организационных систем и т.п. Пакет обеспечивает:

• помощь для ясного понимания потребностей пользователя;

• точное взаимодействие между членами бригады разработчиков;

• «принудительный» хороший стиль;

• возможность для пользователя уже с первых шагов разработки «увидеть» и проверить создаваемое программное обеспечение;

• предоставление разработчику машинно-реализованных средств формального описания системы, и, прежде всего, в графической нотации, понятной пользователю создаваемой системы, вовлекаемых, таким образом, в разработку системы на ее ранней стадии, когда еще можно что-либо менять без особых затрат;

• предоставление доступа к любой части проекта;

• контроль полноты и непротиворечивости каждой части системных требований при помощи встроенных средств контроля.

2.2. Назначение, периодичность решения и требования, предъявляемые к срокам решения

Назначение задачи - упорядочение информационных потоков о торговых и складских операциях, аналитический учет торговых и складских операций.

Упрощенная схема функционирования и документооборота внедряемого комплекса представлена на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Схема функционирования внедряемого проекта

Назначение задачи:

1) учет складских и торговых операций.

2) определение оптимальной партии заказа у поставщика

3) формирование отчетов по торговым и складским операциям

Сроки решения задачи -

1) ежедневно - учет информации о складских и торговых операциях,

2) ежемесячно - формирование отчетов о торговых и складских операциях,

3) определение оптимальной партии заказа у поставщик – по мере необходимости заказа товара

2.3. Источники и способы поступления данных

В программном комплексе целесообразно автоматизировать большую часть ввода информации с помощью использования системы штрихового кодирования.

Штриховое кодирование товаров - это технология, позволяющая с помощью специальных устройств наносить и считывать цифровые коды изделий. Цифровой код представляется в виде набора линий различной ширины. Все что нужно понимать для применения этой технологии - штрих-код это просто набор цифр (реже других символов), которые для быстроты распознавания представляются в виде последовательности линий. Ошибочно обывательское мнение, что штрих-код содержит в себе полную информацию о товаре: от названия до производителя. Штрих-код это просто набор символов, но этот набор связывает конкретный экземпляр товара с информацией о товаре, которая хранится в базе данных. Итак, штрих-коды дают нам ключи "быстрого доступа" к информации, тем самым, облегчая рутинную и трудоемкую операцию - поиск этой информации.

Большинство современных товаров массового использования уже поставляются с штрих-кодами, нанесенными на упаковку. В мире сейчас применяются два стандарта штрихового кодирования: EAN-8 и EAN-13. Отличие только в длине последовательности символов - 8 и 13 соответственно. В обычной торговле разумно использовать уже готовые штрих-коды. Для предприятий аптечной торговли использование уже готовых штрих-кодов вызывает определенные трудности. Причина - серийный учет медикаментов, то есть розничная цена может отличаться от варианта поставки и соответственно от цены поставщика. На практике в аптеках часто встречаются случаи частой смены партий медикаментов, это приводит к накоплению товаров с разными ценами. Все производственные штрих-коды различаются только по видам товара, но не по конкретным экземплярам товаров. Это означает, что в аптеке могут находиться несколько товаров с одинаковыми штрих-кодами, но разными отпускными ценами. Для обычных магазинов ситуация "один штрих-код - одна цена" вполне нормальна. Полезным для аптек свойством штрих-кодов являются то, что они кроме товара кодируют еще и страну происхождения. Как правило, страна кодируется первыми двумя или тремя цифрами штрихового кода. Для аптек это дает более достоверную информацию об импортном или отечественном происхождении медикаментов.

Не смотря на то, что большинство продукции поступающей в торговлю уже имеет готовые штрих-коды, все равно возникают ситуации, требующие дополнительно маркировать изделия штрих-кодами. Причин может быть три:

• Изделие просто не имеет штрих-кода. Это относится к случаям дешевых товаров, производитель которых не счел нужным маркировать свою продукцию.

• Изделие содержит штрих-код, но он не распознается при сканировании. Причина этому - либо физическое повреждение линий штрих-кода либо недоброкачественное нанесение кода производителем, который не выполнил условий стандарта кодирования. Как правило такая ситуация характерна для товаров отечественного производства.

• Изделие содержит штрих-код, он даже распознается при сканировании, но такой же штрих-код присутствует на другом изделии. Причина - производитель "экономит" на штрих-кодах и использует один штрих-код на товарах разных подвидов, например, на пюре с яблоками и пюре с малиной одной фасовки. Как правило такая ситуация характерна для товаров отечественного производства.

При возникновении одной из описанных ситуаций необходимо обеспечит маркировку нужных изделий штрих-кодами. Эта задача может легко решиться с помощью специального принтера термо-этикеток. Принтер позволяет печатать на рулоне этикетки разных размеров. Поскольку этикетки печатаются на самоклеющейся ленте, процесс их наклеивания весьма упрощается. Единственная проблема - это не повторить уже использованный в производстве штрих-код. Для этого международные стандартные рекомендуют использовать первые две цифры в коде от 20 до 29 - они зарезервированы для внутреннего использования.

Самый простой способ использования штриховых кодов в компьютерных системах - ввод кода с клавиатуры, поскольку, как правило, цифры кода печатаются вместе со штрих-кодом. Намного проще и быстрее вводить данные штрих-кода с помощью сканеров штрих-кодов. Сканер - это устройство, позволяющее с помощью луча света или лазера считывать штрих-коды и преобразовывать в цифровые последовательности. Другими словами сканер выполняет за пользователя аналогичную работу (передает в компьютер цифры кода), только во много раз быстрее. В настоящее время производится широкий ассортимент сканеров импортного производства, основные их отличия это:

• Лазерный или светодиодный

• Ручной или стационарный (встраиваемый)

• Скорость сканирования

• Дальность сканирования

• Ширина луча сканирования.

Для аптек оптимальными по соотношению цена/качество являются светодиодные ручные сканеры с дальностью сканирования не менее 10 сантиметров. Остальные параметры не являются существенными для качественной работы.

Применение штрихового кодирования

Самое главное преимущество, которое дает применение технологии штрихового кодирования - это реализация количественного учета. Эффективность использования количественного учета - эта тема отдельной статьи, поэтому мы не будем рассматривать на данный момент все его положительные стороны. Количественный учет "ручными средствами" - способ очень трудоемкий и невыгодный. При использовании штрих-кодов с персонала снимается рутинная задача по идентификации товаров. Составными частями количественного учета являются практически все этапы товарного движения. На каждом этапе использование штрих-кодирования вносит значительное удобства работе персонала.

Работа с документами

Основная работа сотрудников аптеки в отделе запасов - это ввод данных по товарным документам: приход, перемещение, расход и т.п. Каждый документ содержит список товарной номенклатуры, ввод которого может затрачивать достаточное количество времени, причем основное время тратится на поиск необходимых позиций товаров в базе данных. Использование сканеров штрих-кодов позволит уменьшить время ввода каждой позиции до времени сканирования, что составляет не более 1 сек.

Розничная продажа

Автоматизированная розничная продажа также легко реализуется при использовании технологии штрих-кодирования. Используя сканеры штрих-кодов, значительно сокращается время ввода данных по текущей продаже, и, следовательно, сокращается время обслуживания покупателей.

Инвентаризация

Процесс инвентаризации является регулярной частью работы персонала аптеки. Инвентаризация - довольно трудоемка и зачастую требует прекращение торговли на продолжительный период. Сложность процесса заключается в значительном товарном ассортименте аптеки. Очевидно, что этот процесс можно значительно сократить, используя товарные штрих-коды. Инвентаризацию можно проводить с помощь сканеров, но этот вариант пригоден для небольших складских помещений аптеки. Более удобным средством проведения инвентаризации являются терминалы сбора данных. Эти устройства не только сканируют товар, но и позволяют накапливать в памяти данные по всем "просканированным" товарам.

Можно оценить время для инвентаризации аптеки при помощи терминалов сбора данных:

Допустим, товарный ассортимент приблизительно равен 2500 позиций. Для "подсчета" всех товаров одного наименования достаточно 5-10 сек. Получается, что реальное время, затраченное на одну инвентаризацию, составляет не более 4 часов.

2.4. Потребители результатной информации и способы ее отправки

Потребителями результативной информации являются:

1) товароведы аптеки, что позволит им вовремя увидеть различные проблемы и принять соответствующие решения с тем, чтобы организовать грамотную работу сотрудников в оформлении первичной документации, сопровождающей любое движение товаров, а также наладить правильное и своевременное предоставление необходимых для Финансового отдела отчетов

2) отдел внутреннего контроля, которому предоставляемая информация помогает также своевременно анализировать возможные риски и потери и вовремя предпринимать действия, которые должны их предотвратить или уменьшить.

3) руководству предприятия для принятия управленческих решений

Целесообразно рассмотреть способы отправки и предоставления информации пользователям:

Предусмотрены следующие экранные и печатные формы: контекстная диаграмма, диаграмма потоков данных, диаграмма потоков управления, структурограмма данных, перечни объектов словаря данных, отсортированных и выбранных различными способами, содержание элементов словаря данных.

Печать диаграмм — имеется возможность использования следующих режимов: качественная печать, быстрая печать, пропорциональная печать, печать для презентации.

Генерация отчетов и документов. Средства позволяют генерировать 12 отчетов по проекту в соответствии с вышеперечисленными стандартами, а также отчеты по спецификациям объектов (13 типов объектов), перечням объектов (11 отчетов) и верификации (6 отчетов).

2.5. Информационная взаимосвязь с другими задачами

В целом картина взаимодействия всех задач автоматизации представлена на схеме.

Рис. 2.2. Взаимосвязь программных модулей

В программном комплексе целесообразно наличия сопряжения с внешними системами:

1) "Клиент -- банк",

2)"1С: Бухгалтерия" (проводками по операциям получения, отгрузки и расчетов за товар)

В состав системы входит модуль сопряжения с программами «1С Предприятие», выполненный по технологии внешних компонент. Этот модуль обеспечивает обмен следующими объектами 1С:

константы

перечисления

справочники

документы

а также передачу данных по остаткам товара, резервам ТМЦ и внешних файлов (например, фотографий товаров).

Глава 3. Информационное обеспечение комплекса задач

3.1. Инфологическая модель и ее описание

Схема данных имеет следующий вид:

Рис. 3.1. Схема данных.

Схема данных состоит из восьми связанных таблиц рассмотрим их описание

Таблица 3.1.

Описание таблиц.

3.2. Характеристика входной информации

Рассмотрим, какими документами обладает программа, условно разделяя их на функциональные группы.

ГРУППА СКЛАДСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Это самая большая группа документов, в нее входят все документы, отвечающие за движение товаров и ценообразование.

Приходная накладная - регистрирует приход товара от поставщиков.

Акт возврата - регистрирует возврат оприходованного товара поставщику.

Накладная перемещения - регистрирует внутреннее перемещение между отделами одной фирмы.

Комплексное перемещение - позволяет распределить товар, поступивший по одной или нескольким накладным, сразу по всем отделам аптеки.

Накладная списания - регистрирует списание товара в отделе.

Акт переоценки - регистрирует переоценку товара.

Расходная накладная - регистрирует отгрузку товара покупателю (юридическому лицу).

Акт инвентаризации - регистрирует инвентаризацию отдела.

СЧЕТА-ФАКТУРЫ

К этой группе относятся счета-фактуры, получаемые и выписываемые клиентам фирмы. Они не влияют на товарно-финансовую картину и предназначены только для ведения бухгалтерского учета. Механизм взаимодействия документов, заложенный в программу, позволяет быстро создавать счета-фактуры на основании уже введенных приходных и расходных накладных.

К складским документам можно также отнести документ Внутреннее производство, который предназначен для регистрации производства новых товаров на основе нескольких ингредиентов.

ГРУППА ПЛАТЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В эту группу входят документы, регистрирующие денежные движения.

Приходный кассовый ордер - регистрирует поступление наличных средств.

Расходный кассовый ордер - регистрирует расход наличных средств.

Платежное поручение - документ, предназначенный для создания печатной формы банковского платежного поручения.

Банковская выписка - регистрирует движение средств по расчетному счету фирмы.

Счет - предназначен для выписки счетов клиентам, а также резервированию товара на складе.

ГРУППА РОЗНИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Розничные документы предназначены для регистрации операций розничной торговли.

Розничный чек - регистрирует продажу товара в розничном отделе. Этот документ используется только при реализации предметно-количественного учета в отделе розничных продаж.

Отчетный чек - документ формируется на основании уже введенных розничных чеков и хранит в себе данные по всем розничным продажам за день в отделе.

Z-отчет - документ, фиксирующий выручку в кассе. Документ предназначен для регистрации розничной продажи в отделах, в которых не реализован принцип предметно-количественного учета.

Всего в программе реализовано свыше 20 различных видов документов, что позволяет реализовывать товарный учет в различных аналитических срезах.

Большим удобством при работе с документами является механизм "ввода на основании", который позволяет генерировать один документ на основании данных другого документа. Рассмотрим, например, процесс продажи аптекой медикаментов в ЛПУ. Началом сделки является выставление счета на товар, в системе создается документ Счет. По счету резервируется товар для данного клиента. После оплаты по счету товар отгружается по расходной накладной, которая, в свою очередь, создается одной командой ввода на основании счета. При этом в новую расходную накладную попадают все необходимые сведения о клиенте и заказанных товарах. Дополнительно, для обеспечения полного комплекта документов, клиенту выписывается счет-фактура на отгруженный и оплаченный товар, которая тоже создается на основании введенной расходной накладной.

Все документы обладают одной или несколькими печатными формами, что позволяет выбирать наиболее удобную в конкретной ситуации. Пользовательский интерфейс работы с документами унифицирован, достаточно познакомиться с возможностями одного документа, чтобы легко освоить работу с другими.

Какими бы богатыми ни были возможности по формированию документов, реальная отдача от эксплуатации программы возникает при работе с отчетами. Отчеты позволяют обрабатывать данные, "хранящиеся" в документах, и выдавать информацию, представленную в удобном виде и предназначенную для оперативного управления товарными запасами.

3.3. Характеристика результатной информации

Все отчеты имеют унифицированную форму установки параметров. Данные формируются по основным параметрам: фирма, отдел, наименование. Также, если отчет отражает оборотные данные, например, в случае расхода товара, требуется указать интервал времени. Следует отметить полезные свойства всех отчетов, независимо от их вида. Отчеты позволяют вывести необходимые данные за любой период времени, главное, чтобы вся необходимая информация за этот период уже была занесена в базу данных. Также удобство в работе с отчетами приносит возможность получать дополнительную информацию по каждой записи, отраженной в отчете. Например, из отчета "Товарный отчет" можно легко перейти в любой документ, вошедший в этот отчет. Каждый сформированный отчет можно распечатать или сохранить в виде файла для последующего более быстрого доступа к данным. Большинство отчетов имеет несколько различных форм представления данных. По сути каждая форма представляет отдельный отчет, но вместе все формы одного отчета дают более полную картину об информации, интересной пользователю программы.

В конфигурации должны быть реализованы следующие отчеты:

Отчет "Остатки товара"

Рис. 3.2. Отчет "Остатки товара"

Отчет "Товарный отчет"

Рис. 3.3. Отчет "Товарный отчет"

Кассовые отчеты

Рис. 3.4.Отчет "Кассовые отчеты"

Аналитические отчеты по поставкам

Рис. 3.5. Отчет «Количество продаж по единице номенклатуры»

Рис. 3.6. Отчет «Сумма продаж по единице номенклатуры»

Рис. 3.7. Отчет «Прибыльность продаж по единице номенклатуры»

Рис. 3.8. Отчет «Номенклатура, дающая 80% продаж»

Рис. 3.9. Отчет «Номенклатура, дающая 80% продаж»

Рис. 3.10. Отчет «Закупки по поставщикам»

Рис. 3.11. Отчет «Прибыльность по поставщикам»

Рис. 3.12. Отчет «Реализация по поставщикам»

Рис. 3.13. Отчет «Прибыльность по поставщикам с учетом реализации»

Остановимся подробнее на следующих отчетах: "Товарный отчет", "Движение товаров", "Взаиморасчеты", "Аналитические отчеты".

Отчет "Товарный отчет"

Отчет предназначен для формирования, пожалуй, самого главного документа отчетности. Товарный отчет создается с некоторой периодичностью, например, десять дней. Отчет формируется по следующим критериям: период, фирма, отдел. Внешне отчет имеет всем привычный "классический вид".

К особенностям данной реализации можно отнести такие полезные свойства как:

Суммирование итогов по каждому виду движения товаров, например "Списание".

Суммирование итогов по каждой группе контрагентов и отделов.

Выделение граф: НДС на НДС 18%, НДС 10%, без НДС.

Отчет отличается от других тем, что итоговые данные хранятся в документе "Товарный отчет". Таким образом, формирование отчета следующего периода идет на основании итогов отчета предыдущего периода. Эта особенность позволяет вводить изменения в некоторые "некритичные" документы задним числом, но оставлять итоги на начало периода текущего отчета равными итогам на конец предыдущего.

Отчет "Движение товаров"

Этот отчет также можно отнести к стандартным складским отчетам. Отчет позволяет выводить данные по остатку на начало периода, приход и расход в течение данного периода и остатку на конец периода. Особенность данной реализации отчета заключается в развитой форме отбора и группировки данных. Отчет, как и все остальные, позволяет осуществлять отбор по фирме, отделу и номенклатуре. Но отличается от других возможностями по группировке. Всего допускается до пяти уровней группировки: фирма, отдел, номенклатура, партия, документ. Понять смысл и возможности группировки можно на следующем примере.

Допустим, пользователю нужно отследить, по каким документам и в какие отделы проходило движение медикамента Цитрамон. Он заранее не знает конкретную форму выпуска этого товара, поэтому в качестве критерия по номенкалтуре он указывает группу "Цитрамон". Далее указывается группировка: сначала отдел, потом номенклатура и затем документ. В результате в отчет выводятся все документы по каждому отделу, в которых присутствовали товары, находящиеся в группе "Цитрамон". В этом случаем дополнительную полезную информацию могут дать итоговые суммы не только по каждому документу, но и по отделам и наименованиям товаров.

Отчет "Взаиморасчеты"

Данный отчет позволяет отслеживать товарно-денежный баланс между предприятием и его клиентами (поставщиками и покупателями). На данные отчета влияют товарные документы по приходу и расходу товара (в основном приходные и расходные накладные), а также платежные документы (банковские выписки, приходные и расходные ордера). Отчет имеет две формы √ краткую и полную (развернутую). Критериями отчета являются период времени, фирма и контрагент. В краткой форме отображаются итоги и показатели задолженности (дебетовой или кредитовой) перед одним или всеми контрагентами. Полная форма дает максимум информации по картине взаиморасчетов с поставщиками и покупателями. Отображаются начальные и конечные (по данному периоду времени) показатели, динамика увеличения или уменьшения задолженности. Также в отчет выводятся все документы, влиявшие на процессы взаиморасчетов в течение указанного интервала времени: товарные накладные и платежные документы. Обе формы отчетов выводят итоги взаиморасчетов по каждому и всем контрагентам.

Аналитические отчеты

Эти виды отчетов призваны облегчить пользователю получение аналитической информации о деятельности предприятия. Отчеты являются мощным средством в процессе принятия решения по заключению договоров, заказам товаров, механизму ценообразования. На данный момент реализована серия аналитических отчетов по поставщикам. Отчеты позволяют анализировать поставщиков по следующим критериям: сумма поставок, сумма наценки, частота и ассортимент поставок по каждому поставщику. В ближайшее время планируется реализация отчетов аналогичного характера, но в разрезе товарных групп и их реализации (продажи).

3.4. Характеристика промежуточной информации

Программный продукт ведет учет по нескольким отделам. Под отделом подразумевается как обычный отдел аптеки, например "Отдел запасов" так и удаленная торговая точка, например аптечный киоск. Другими словами, товарные запасы, которыми "манипулирует" программа всегда принадлежат конкретной фирме и существуют в конкретном отделе. Для регистрации любой товарной операции, например "Списание товара", необходимо указывать фирму и отдел. Особенностью данной реализации является возможность вести раздельный ценовой учет по отделам, проще говоря, можно устанавливать различные цены на один и тот же товар, находящийся в разных торговых точках. Программный продукт полностью соответствует основным принципам методологии учета реализованного в системе 1С: Предприятие 7.7. Это означает, что вся базовая информация, например сведения о товарах и поставщиках, хранятся в справочниках, любая операция, связанная с товаром, осуществляется через документы, с помощью отчетов можно получить практически любую сводную информацию как на данный момент так и за весь период работы аптеки.

Основные справочники

В программу заложены следующие справочники:

Фирмы - фирмы составляющие аптечную сеть;

Отделы - подразделения аптечной сети;

Контрагенты - любые организации (поставщики, ЛПУ, частные лица), с которыми работает аптека. По каждому контрагенту хранится общая информация и банковские реквизиты. Пример записи справочника "Контрагенты":

Для реализации партионного (серийного) учета товаров, специфичного для медикаментов, используется справочник "Партии". Под партией понимается множество товаров одного вида, поступивших одновременно от одного поставщика, обладающих общими свойствами (ценой, серией, сроком годности, сертификатом и проч. атрибутами). Смысл партионного учета заключается в том, что все операции по товарам (приход, списание, переоценка) оформляются с учетом конкретной партии. Это дает более точную аналитику по всем операциям и позволяет управлять ценовым учетом не нарушая установленные нормы по ценообразованию. Итак, все партии создаются на этапе оприходывания товара, списание партий может происходить как автоматически (по принципу FIFO или LIFO) так и вручную (указывается конкретная партия по данному товару). Всего в партию может быть заложено свыше 30 различных атрибутов:

Рис. 3.14. Карточка товара – Общие сведения

Рис. 3.15. Карточка товара – Цена и наценки

Документы

С помощью документов, оформляются все операции над товарами. Каждый документ состоит из "шапки" и "табличной части". В "шапке" указываются дата, номер, фирма, отдел, контрагент (если необходим) и прочие атрибуты, необходимые для данного документа. Из названий документов можно понять их предназначение:

Приходная накладная

Накладная перемещения

Накладная списания

Акт переоценки

Расходная накладная

Акт возврата

Счет на оплату (выданный)

Счет-фактура (полученная)

Счет-фактура (выданная)

Платежное поручение

Банковская выписка

Расходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер

Розничный чек

Все документы записываются в так называемые "журналы", с помощью которых можно быстро получить доступ к необходимому документу. Каждый документ хранит автора (пользователя программы), который его создал, что полезно для контроля корректности данных. Все документы обладают печатной копией, причем для многих из них предусмотрены сразу несколько вариантов, различающихся по форме и набору полей.

Рис. 3.16. Карточка поставщика

Договора - общие сведения по договорам, заключенными с контрагентами;

Группы товаров - предоставляет возможность классификации товаров по группам;

Статистические группы - группы товаров, предназначенные для я предоставления статистических отчетов в ОФУ;

Номенклатура - описание номенклатуры товаров;

В справочнике "Номенклатура" хранится полное описание товарного ассортимента аптеки. Вместе с программой поставляется начальная база с объемом 15000 наименований. Пример записи справочника "Номенклатура":

Рис. 3.17. Справочник «Номенклатура товара»

Производители - заводы-изготовители товаров (медикаментов);

Регионы - справочник регионов, предназначен для корректного оформления наименования товара и классификации товаров на импортные и отечественные;

Ставки налогов - установленные ставки НДС и НП;

Органы сертификации - органы, выдающие сертификат на медикаменты, предназначен для корректного оформления сведений по сертификатам;

Единицы измерения - единицы измерения количества товара (штуки, упаковки, пачки и т.п.), предназначен для корректного оформления печатных форм документов;

Виды списания - содержатся "причины" списания товаров для последующего анализа;

Сотрудники - сотрудники, работающие на аптечном предприятии;

Валюта - курсы валют для расчета допустимых цен на зарегистрированные импортные медикаменты;

Государственный реестр цен - перечень зарегистрированных медикаментов с предельными заводскими ценами.

3.5. Используемые классификаторы системы кодирования и структуры кодов

Штриховой код состоит из чередующихся темных (штрихов) и светлых (пробелов) полос разной ширины. Размеры полос стандартизированы. Штриховые коды предназначены для считывания специальными оптическими устройствами – сканерами. Сканеры декорируют штрихи в цифры через микропроцессоры и вводят информацию о товаре в компьютер.

Штриховые коды делятся на виды: еврейский – EAN и американский - *PC. Среди нескольких десятков схем кодирования, принятых употреблению международными организациями и имеющих собственное наименование, коды EAN/*PC являются наиболее распространенными.

Коды EAN подразделяют на три типа EAN-8; EAN-13 и ITF-14 (только для транспортной тары). Структура штриховых кодов различных типов представлена в табл. 3.2.

Таблица 3.2.

Структура штриховых кодов EAN

* Страны, которым можно детализировать код страны на третьем разряде (страны СНГ 460-469).

** В указанном случае изготовитель может использовать только четыре разряда.

Как видно из данных таблицы, первые две цифры обозначают код страны, где находится организация, зарегистрировавшая изготовителя, его товар и присвоившая им порядковый номер.

Код страны на штриховом коде может не совпадать со страной происхождения товара, так как изготовитель или продавец имеют право зарегистрироваться не в отечественном банке данных, а за рубежом.

Каждой стране ассоциация EAN выдает коды централизованно. Чаще всего коды бывают двузначные: например, СШЕ и Канада – 00-99; Япония – 45-49; Австралия – 90-91 и другие, но иногда могут быть трехзначными (СНГ – 460-469; Турция, Польша – 590) за счет уменьшения кода изготовителя на один знак. Коды стран, в которых находится банк данных о штриховых кодах приведены в табл. 3.3.

Таблица 3.3.

Коды стран местонахождения банка данных о штриховых кодах.

Код изготовителю, т.е. следующие 3-5 цифр присваивает централизованно-национальный орган страны. В России, а так же других странах СНГ штриховым кодированием товаров занимаются Внешнеэкономическая ассоциация автоматической идентификации ЮНИСКАН, представляющая интересы своих членов в международной ассоциации EAN.

ЮНИСКАН выдает предприятиям России коды, а также ведет соответствующий банк данных. Кроме этого, она разрабатывает методику по использования кодов EAN.

Н
а рис. 3.6 – 3.7 представлена структура кодов EAN-8 и EAN-13

В таблицах 3.4. – 3.5. представлены коды справочников номенклатура товаров и поставщиков.

Таблица 3.4.

Структура справочника поставщиков

Таблица 3.5.

Структура справочника номенклатуры товаров

4. Программная реализация комплекса задач

4.1. Структурная схема программного комплекса

Очевидно, что экономические задачи, для решения которых необходимо применять программное обеспечение СУБД, весьма обширны и разнообразны. На его основе строятся автоматизированные системы управления предприятий различных уровней (от малых до крупных). Оно лежит в основе практически всех прикладных бухгалтерских программ (например, «1С: Бухгалтерия», «Парус» и др.).

Одновременно СУБД применяются для автоматизации систем управления, мониторинга и прогнозирования развития отраслей и экономики страны в целом.

Microsoft Visual FoxPro является однопользовательской настольной СУБД. Наилучшим образом Microsoft Visual FoxPro подходит для автоматизации деятельности одного человека (например, кладовщика), где не требуется разделение доступа и централизованное ведение данных.

Среди других недостатков Microsoft Visual FoxPro следует выделить достаточно большую сложность разработки программных продуктов на основе этой СУБД, ненаглядность языка программирования и отсутствие средств оптимизации данных.

Oracle является многопользовательской объектно-реляционной СУБД, которая поддерживает разделение доступа, управление данными на уровне пользователей, защищенность данных на всех уровнях (через назначение привилегий – на уровне пользователя, путем шифрования данных - на физическом уровне). Ввиду транзакционности при обработке данных и поддержке одновременно большого количества пользователей идеально подходит для больших и средних предприятий. Недостатками в нашем случае являются высокая стоимость СУБД, а также необходимость наличия выделенного сервера для СУБД. Кроме того, возникает необходимость наличия на предприятии специального администратора СУБД Oracle, в задачи которого входит управлять СУБД с целью оптимизации и увеличения производительности работы.

Microsoft Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных (персональных) программных систем управления базами данных.

Среди причин такой популярности следует отметить:

высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE;

богатый набор визуальных средств разработки.

Нельзя не отметить, что существенной причиной такого широкого распространения MS Access является и мощная рекламная поддержка, осуществляемая фирмой Microsoft. В процессе разработки данного продукта на рынок представлялись его различные версии. Наиболее известными (в некотором смысле этапными) стали Access 2.0, Access 7.0 (он впервые был включен в состав программного комплекса MS Office 95).

Позже появились версии Access 97 (в составе MS Office 97) и Access 2000 (в составе MS Office 2000).

Основные разделы главного окна соответствуют типам объектов, которые может содержать база данных Access. Это Таблицы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули. Заголовок окна содержит имя файла базы данных. Интерфейс работы с объектами базы данных унифицирован.

По каждому из них предусмотрены стандартные режимы работы:

Создать - предназначен для создания структуры объектов;

Конструктор - предназначен для изменения структуры объектов;

Открыть (Просмотр, Запуск) - предназначен для работы с объектами базы данных.

Важным средством, облегчающим работу с Access для пользователей, являются мастера - специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога.

Для пользователей также существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД Access является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb.

Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mdb-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях более поздних.

Таким образом, учитывая широкие возможности выше перечисленные особенности MS Access выбираем его в качестве СУБД, язык программирования реализованный в СУБД Access – Visual Basic for Application (VB), язык запросов MS SQL.

Разработка АИС включает следующие этапы:

1. создание таблиц;

2. установление связей между таблицами;

3. разработка форм управления;

4. разработка программных модулей;

5. разработка запросов;

6. разработка отчетов.

Структурная схема программного комплекса представлена на рис. 4.1.

Рис. 4.1. структурная схема программного комплекса

4.2. Алгоритм основных расчетных моделей и его описание

Рассмотрим некоторые алгоритмы программы и их реализацию на языке VBA.

Алгоритм процедуры сохранить заказ со склада

Кнопка «Сохранить заказ»:

Private Sub Кнопка38_Click()

Dim n, m As Integer

Me.Количество_на_складе.Locked = False

Me.Количество_на_складе.Enabled = True

Me.Количество_заказанного_товара.SetFocus

n = Me.Количество_заказанного_товара.Text

Me.Количество_на_складе.SetFocus

m = Me.Количество_на_складе.Text

Me.Количество_на_складе.Text = m - n

On Error GoTo Err_Кнопка38_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70

Exit_Кнопка38_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка38_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка38_Click

End Sub

Алгоритм процедуры вычисления цены заказа со склада

Кнопка «Вычислить цену заказа»:

Private Sub Кнопка43_Click()

Dim h, l, d As Double

Me.Отпускная_цена.Locked = False

Me.Отпускная_цена.Enabled = True

Me.Отпускная_цена.SetFocus

h = Me.Отпускная_цена.Text

Me.Количество_заказанного_товара.SetFocus

l = Me.Количество_заказанного_товара.Text

Me.Стоимость_доставки.Locked = False

Me.Стоимость_доставки.Enabled = True

Me.Стоимость_доставки.SetFocus

d = Me.Стоимость_доставки.Text

Me.Поле41.Locked = False

Me.Поле41.Enabled = True

Me.Поле41.SetFocus

Me.Поле41.Text = h * l + d

Me.Код_заказа.SetFocus

Me.Поле41.Locked = True

Me.Поле41.Enabled = False

Me.Код_заказа.SetFocus

Me.Стоимость_доставки.Locked = True

Me.Стоимость_доставки.Enabled = False

End Sub

Алгоритм процедуры сохранения закупки на склад

Кнопка «Сохранить закупку»:

Private Sub Кнопка39_Click()

Dim s, k As Integer

Me.Количество_закупленных_товаров.SetFocus

Me.Количество_на_складе.Locked = False

Me.Количество_на_складе.Enabled = True

Me.Количество_закупленных_товаров.SetFocus

s = Me.Количество_закупленных_товаров.Text

Me.Количество_на_складе.SetFocus

k = Me.Количество_на_складе.Text

Me.Количество_на_складе.Text = s + k

Me.Должность.SetFocus

Me.Количество_на_складе.Locked = True

Me.Количество_на_складе.Enabled = False

On Error GoTo Err_Кнопка39_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70

Exit_Кнопка39_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка39_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка39_Click

End Sub

Алгоритм процедуры вычисления цены закупки на склад

Кнопка «Вычислить цену закупки»:

Private Sub Кнопка42_Click()

Dim a, b As Double

Me.Закупная_цена.Locked = False

Me.Закупная_цена.Enabled = True

Me.Закупная_цена.SetFocus

a = Me.Закупная_цена.Text

Me.Количество_закупленных_товаров.SetFocus

b = Me.Количество_закупленных_товаров.Text

Me.Поле40.Locked = False

Me.Поле40.Enabled = True

Me.Поле40.SetFocus

Me.Поле40.Text = a * b

Me.Код_закупки.SetFocus

Me.Поле40.Locked = True

Me.Поле40.Enabled = False

End Sub

4.3. Организация технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации (схема работы системы)

Схема закупки товаров предприятием:

При закупке предприятием товаров заполняется форма «Закупки»:

1. Код закупки определяется системой автоматически.

2. Выбирается наименование товара, который необходимо закупить.

3. Указывается дата закупки.

4. Указывается количество закупленного товара.

5. Система автоматически указывает количество товаров, имеющихся на складе предприятия, а также закупную цену данного товара.

6. Указывается название организации- поставщика.

7. Указывается фамилия сотрудника, который совершает данную закупку и его должность.

8. Указывается название доставки, с помощью которой будет доставлена закупка.

9. Далее можно автоматически узнать цену закупки – система автоматически просчитывает произведение количества закупленного товара на закупную цену.

10. Чтобы система занесла данные в базу нужно нажать на кнопку «Сохранить закупку». После нажатия этой кнопки к имеющемуся количеству данного товара на складе прибавится количество закупленного товара.

Схема заказа товаров клиентами:

При заказе клиентом товаров заполняется форма «Заказы»:

1. Код заказа определяется системой автоматически.

2. Указывается дата заказа.

3. Выбирается наименование товара, который хочет заказать клиент.

4. Указывается количество заказанного товара.

5. Система автоматически указывает количество товаров, имеющихся на складе предприятия, а также отпускную цену данного товара.

6. Указывается название организации- клиента.

7. Указывается фамилия сотрудника, который оформляет данный заказ и его должность.

8. Указывается название доставки, с помощью которой будет доставлена закупка.

9. Системой автоматически указывается стоимость данного вида доставки.

10. Далее можно автоматически узнать цену заказа – система автоматически просчитывает произведение количества заказанного товара на закупную цену и прибавляет стоимость доставки.

11. Чтобы система занесла данные в базу нужно нажать на кнопку «Сохранить заказ». После нажатия этой кнопки от имеющегося количества данного товара на складе вычитается количество заказанного товара.

12. После того как введены исходные данные можно создавать различные отчеты

Рассмотрим листинг результативной информации по продажам. Во-первых, необходимо выбрать период, за который формируется отчет. Для этого при запуске отчета выводится окошко с запросом периода отчета:

Рис. 4.2. Ввод периода отчета

Во-вторых, если начальная и конечная дата не заданы, то выводится сообщение о необходимости ввода этих данных, как представлено в ниже следующем листинге:

Private Sub Просмотр_Click()

If IsNull([Начальная дата заказа]) Or IsNull([Конечная дата]) Then

MsgBox "Необходимо ввести начальную и конечную даты."

DoCmd.GoToControl "Начальная дата заказа"

Else

If [Начальная дата заказа] > [Конечная дата] Then

MsgBox "Конечная дата должна превосходить начальную дату."

DoCmd.GoToControl "Начальная дата заказа"

Else

Me.Visible = False

End If

End If

End Sub

Если данные для отчета отсутствуют, то выводится соответствующее сообщение:

Private Sub Report_NoData(Cancel As Integer)

MsgBox "Отсутствуют данные для этого отчета. Отчет создан не будет..."

Cancel = -1

End Sub

Затем введенные значения [Начальная дата заказа] и [Конечная дата] передаются в SQL запрос на выборку продаж за соответствующий период:

SELECT DISTINCTROW Типы.КодТипа, Типы.Категория, Товары.Марка, Sum([Сведения о заказах].ОтпускнаяЦена) AS ПродажиТовара

FROM Типы INNER JOIN (Товары INNER JOIN (Заказы INNER JOIN [Сведения о заказах] ON Заказы.КодЗаказа = [Сведения о заказах].КодЗаказа) ON Товары.КодТовара = [Сведения о заказах].КодТовара) ON Типы.КодТипа = Товары.КодТипа

WHERE (((Заказы.ДатаРазмещения) Between [Начальная дата заказа] And [Конечная дата]))

GROUP BY Типы.КодТипа, Типы.Категория, Товары.Марка

ORDER BY Товары.Марка;

На основании работы запроса формируется отчет:

Рис. 4.3. Структура отчета

Рассмотрим основные схемы, возможные для автоматизации розничной торговли. Все схемы, описанные ниже, могут быть реализованы с помощью программы товарного учета. Для каждой схемы предлагается краткая характеристика по стоимости, достоинствам и недостаткам. Также отметим, что для оценки стоимости компьютера, необходимого практически в каждом варианте под минимальной ценой подразумевается стоимость компьютера б/у.

Компьютер + автономная касса

Рабочее место фармацевта оснащается компьютером и обычной кассой. Компьютер подключается к локальной сети и обменивается данными с центральной базой. Для регистрации продажи товара фармацевту необходимо осуществить поиск соответствующего наименование в базе данных. Чек пробивается вручную фармацевтом на основании итоговой суммы всей покупки.

Плюсы

Стоимость, простота реализации на основе имеющихся программных систем

Минусы

Трудоемкий процесс регистрации продажи, фармацевту приходится постоянно осуществлять поиск по базе данных.

Рекомендации

Вариант подходит для автоматизации небольшого аптечного киоска с малыми оборотами.

Сканер + автономная касса

Рабочее место фармацевта оснащается кассой с оперативной памятью (например, кассы серии АМС) и сканером штрих-кода. Касса подключается к управляющему компьютеру, из базы данных которого загружаются данные по товарам. С помощью сканера через штрих-код идентифицируется продаваемые товары, касса автоматически подставляет цену и суммирует покупку.

Плюсы

Стоимость, вариант не требует компьютерной квалификации фармацевта.

Минусы

Трудоемкий процесс регистрации продажи, фармацевт не в состоянии осуществить визуальный контроль и коррекцию данных по чеку.

Рекомендации

Вариант подходит в качестве начального уровня автоматизации, поскольку большинство современных касс обладают возможностью загрузки справочника товаров.

Компьютер + сканер + автономная касса

Это более развитый вариант первой, выше описанной схемы. Главное отличие - подбор товаров происходит с помощью сканирования штрих-кодов. Чек также пробивается вручную на основании итоговой суммы всей покупки.

Плюсы

Стоимость и относительная простота реализации. Возможность осуществления более гибких схем продаж (например, скидки и дисконт).

Минусы

Относительно трудоемкий процесс регистрации продажи, фармацевту приходится пробивать чек на кассе.

Рекомендации

Вариант подходит в качестве начального уровня автоматизации, поскольку не требует покупки нового кассового аппарата.

Компьютер + сканер + касса в режиме "чековый он-лайн"

Вариант является развитием схемы компьютер + сканер + автономная касса. Отличие заключается в кассовом аппарате, который должен поддерживать режим "чековый он-лайн" (например, кассы АМС-100Ф и АМС-200Ф). Режим "чековый он-лайн" позволяет подключить обычную автономную кассу к компьютеру по последовательному интерфейсу и передавать данные о содержимом чека на кассу. Как и в предыдущих вариантах, оформление покупки происходит с помощью сканирования, данные по текущей продаже передаются на кассу, кассир только подтверждает печать чека нажатием одной или двух клавиш на кассовом аппарате, после чего печатается чек с полной детализацией покупки.

Плюсы

Быстрое оформление покупки. Используются самые доступные по стоимости кассовые аппараты.

Минусы

Ограниченный перечень возможных кассовых аппаратов. Печать чека требует команды кассира.

Рекомендации

Оптимальный вариант по соотношению цены и качества. Представляет наиболее экономичный, но тем не менее несовершенный вариант автоматизации.

Компьютер + сканер + фискальный регистратор

В этом варианте используется специальный кассовый аппарат - фискальный регистратор. Фискальный регистратор представляет из себя кассу, управляемую только компьютером через последовательный интерфейс. Другими словами - это принтер чеков с фискальной памятью. Фискальный регистратор работает в полном автоматическом режиме, никаких дополнительных манипуляций для печати чека от кассира не требуется.

Плюсы

Полностью автоматический процесс регистрации покупок.

Минусы

Требуется отдельно покупать и устанавливать денежный ящик. Отсутствует возможность печатать чеки при выходе из строя компьютера.

Рекомендации

Лучший вариант для автоматизации аптеки с большим розничным оборотом.

POS-терминал

POS-терминал - это кассовый комплекс, включающий в себя все необходимое торговое оборудование, предназначенное для регистрации продаж: принтер чеков, компьютер, денежный ящик, сканер, табло покупателя и др. Особенность решения на базе POS-терминала заключается в используемом программном обеспечении, которое подлежит обязательной сертификации и поставляется вместе с комплексом производителем. Другими словами, несмотря на гибкость и универсальность программ для POS-терминалов, для них не допускаются никакие изменения и доработки. К сожалению, нам неизвестны модели касс и соответствующих им программ, предназначенных непосредственно для аптечного учета. Но следует отметить, что POS-терминалы (особенного импортного производства) отличаются высокой надежностью и отказоустойчивостью.

Плюсы

Надежность и отказоустойчивость.

Минусы

Высокая стоимость.

Рекомендации

Вариант подойдет для торговой точки, не имеющей явного "аптечного" ассортимента и учета.

Итак, мы описали шесть различных схем подключения торгового оборудования, предназначенного для автоматизации розничной торговли в аптеках и других торговых учреждениях. Каждый вариант имеет свои достоинства и недостатки, но главным критерием оценки применимости того или иного варианта являются стоимость и функциональность.

Рекомендации относительно выбора того или иного решения можно отобразить в таблице:

Такая оценка остается до конца необъективной по затратам, например, не учитывается, каким оборудованием располагает аптека (имеющиеся на данный момент кассы и компьютеры). Также для более точного расчета стоимости решения в комплексе нужно учесть дополнительные расходы, например: термопринтер для печати самоклеящихся этикеток, запас этикеток на первое время эксплуатации, монтаж локальной сети, апгрейд имеющихся компьютеров.

Глава 5. Экономическая эффективность проекта

Автоматизированная розничная торговля - это современная форма ведения торгового бизнеса, на которую уже перешел развитый западный бизнес и которая начинает успешно внедряться и в нашей стране. Автоматизация обслуживания покупателей не принесет ощутимой выгоды без налаженного и автоматизированного управленческого учета на торговом предприятии в целом. Ценность автоматизации заключается в получении дополнительной оперативной информации о состоянии торговой деятельности за короткий промежуток времени. Эта информация позволяет принимать точные управленческие решения, контролировать работу персонала и клиентов, избежать потерь как натуральных (товаров) так и финансовых. Вот основные преимущества, которые должна получить аптека, при удачном внедрении автоматизированного учета продаж:

Быстрота обслуживания покупателей. Потенциальные покупатели будут выбирать именно те аптеки, в которых они потратят меньшее время на поиск и покупку нужного лекарства. Соответственно, увеличивается "проходимость" в торговой точке, большее количество покупателей совершают покупки.

Оперативные данные по продажам и остаткам. Очевидно, что, обладая такими данными, опытный провизор сможет сделать наиболее эффективные и рациональные закупки нового товара. Это позволит значительно уменьшить объем инвестиций на товарное насыщение аптеки. В случае если аптечное предприятие состоит из нескольких аптек, то подобная информация по каждой аптеке даст возможность оперативно перераспределять товарные запасы между аптеками, что также дает определенную экономию финансов.

Снижение издержек. Увеличивается интенсивность труда, снижаются требования к количеству и качеству ресурсов, необходимых для организации учета на предприятии. Смысл этого преимущества очевиден - осуществлять контроль над торговлей значительно проще с помощью данных, хранящихся в базе данных, и доступных в любой момент. Ошибки персонала, часто возникающие при "ручном труде", также значительно снижаются при автоматизированном учете. Кроме непреднамеренных ошибок персонала очень ощутимой в реальных условиях является также его "нечистоплотность" по отношению к работодателю (проще говоря - "воровство").

Самое главное, что следует понять руководителю аптеки (равно как и другому торговому предприятию), что реальный эффект автоматизации - это не результат работы программы (пусть даже самой удачной), а лишь организация процесса торговли, подкрепленная возможностями современных компьютерных систем.

В табл. 5.1. представлены показатели и расчет эффективности внедрения системы автоматизации.

Таблица 5.1.

Показатели расчета экономической эффективности.