Методы управления персоналом в органах исполнительной власти

2. Анализ системы управления персоналом Территориального управления федерального агентства по управлению федеральным имуществом по городу Москве

2.1. Организационная структура территориального управления

2.2. Характеристика системы управления государственными служащими в Территориальном управлении

2.3. Этапы процесса управления персоналом

2. Анализ системы управления персоналом Территориального управления федерального агентства по управлению федеральным имуществом по городу Москве

2.1. Организационная структура территориального управления

Организационная структура Территориального управления направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех или иных принципах управления. Организационная структура Территориального управления приведена на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Организационная структура Территориального управления.

Территориальное управления возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемы от должности Министром экономического развития и торговли Российской Федерации по представлению руководителя Росимущества. Руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Территориальное управления, и осуществление им своих функций, действует без доверенности от имени Территориального управления. Руководитель имеете заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности руководителем Территориального управления по согласованию с руководителем Росимущества. Руководитель и работники Территориального управления являются государственными гражданскими служащими Российской Федерации, и на них распространяется действие законодательства Российской Федерации о государственной гражданской службе. Структура и штатное расписание утверждается руководителем Территориального управления по согласованию с Росимуществом в установленных Росимуществом пределах фонда оплаты труда и численности работников.

Руководитель Территориального управления:

1. Руководит деятельностью Территориального управления, представляет его во всех организациях и учреждениях.

2. Распределяет обязанности между заместителями руководителя и определяет их полномочия.

3. Представляет руководителю Росимущества предложения об установлении плановых заданий для Территориального управления, а также отчет об их исполнении.

4. Представляет на утверждение и согласование в Росимуществе смету расходов на содержание Территориального управления, несет ответственность за расходование выделенных бюджетных средств.

5. Утверждает положение о структурных подразделениях территориального управления.

6. В установленном порядке назначает на должность и освобождает от должности работников Территориального управления.

7. В установленном Росимуществом порядке в соответствии с законодательством РФ подготавливает документы, необходимые для присвоения классных чинов гражданское службы работникам Территориального управления, предложения по обучению и повышению квалификации работников.

8. Издает в пределах своей компетенции приказы и распоряжения, подписывает документы, связанные с исполнением осуществляемых Территориальным управлением полномочий, подписывает от имени Территориального управления гражданско-правовые договоры.

В подчинении у руководителя Территориального управления находятся следующие отделы:

• отдел по работе с кадрами;

• сводно-аналитический отдел;

• юридический отдел;

• отдел внешних связей;

• отдел информационного обеспечения и вычислительной техники;

• отдел делопроизводства;

• отдел режима, секретного делопроизводства.

Руководитель имеет пять заместителей, между которыми распределены соответствующие обязанности. Каждый заместитель руководителя непосредственно курирует, контролирует и отвечает за деятельность и выполнение работы своего структурного подразделения¹.

2.2. Характеристика системы управления государственными служащими в Территориальном управлении

В Территориальном управление роль службы управления персоналом выполняет отдел кадров, который является структурным подразделением и находится в подчинение у руководителя. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением Территориального управления и руководствуется в своей деятельности действующим законодательством РФ, Положением о Территориальном управлении, распоряжениями и приказами Территориального управления, и иными правовыми нормативными актами, а также положением об отделе кадров.

Задачами отдела кадров являются:

• осуществление кадровой политики и стратегии Территориального управления в соответствии с федеральным законом от 31 июля 1995 г. №119-ФЗ²;

• организация и проведение кадровой работы, направленной на повышение эффективности деятельности Территориального управления.

Отдел кадров осуществляет следующие функции:

1. Осуществляет прием на работу, увольнение с работы сотрудников Территориального управления.

2. Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет комплектование Территориального управления кадрами, формирует и ведет базу данных о кадровом составе.

3. Осуществляет анализ текучести кадров, разрабатывает мероприятия по снижению и контролирует их выполнение.

4. Обеспечивает формирование внутреннего кадрового резерва Территориального управления по результатам проведения аттестации.

5. Обеспечивает формирование внешнего кадрового резерва по итогам проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, а также в рамках взаимодействия с профильными учебными заведениями г. Москвы.

6. Осуществляет подготовку и реализацию программы переобучения и переподготовки кадров.

7. Обеспечивает взаимодействие с учебными заведениями в целях проведения эффективной кадровой политики Территориального управления.

8. Организует проведение аттестации работников, ее методическое и информационное обеспечение, а также контролирует выполнение решений по присвоению квалификационных разрядов.

9. Готовит приказы по кадровым вопросам.

10. Осуществляет ведение кадровой документации, оформлении и хранение трудовых книжек.

11. Готовит материалы для представления сотрудников Территориального управления к поощрениям, а также по привлечению к материальной и дисциплинарной ответственности.

12. Ежемесячно контролирует установление процентной надбавки за выслугу лет на государственной службе сотрудникам.

13. Осуществляет подготовку, оформление, представление документов по пенсионному и социальному страхованию работников в соответствие с действующем законодательством.

14. Обеспечивает соблюдение социальных гарантий сотрудников Территориального управления в области занятости, трудоустройства и повышению квалификации.

15. Составляет график отпусков, ведет учет их использования.

16. Обеспечивает оформление и учет командировок сотрудников Территориального управления.

17. Ведет табельный учет, учет листов по временной нетрудоспособности.

18. Составляет полугодовую отчетность по кадровому составу.

19. Обеспечивает контроль трудовой дисциплины сотрудниками Территориального управления, разрабатывает меры по ее укреплению.

20. Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема на работу, перевода, увольнения и нарушения действующего трудового законодательства.

21. Осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Росимущества по вопросам, входящим в компетенцию отдела кадров.

Отдел кадров комплектуется сотрудниками в соответствии с утвержденной структурой Территориального управления и утвержденным штатным расписанием. Обязанности и ответственность сотрудников отдела определяется в соответствии с должностными инструкциями. Отделом руководит начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем Территориального управления.

Начальник отдела кадров:

• составляет и представляет на утверждение руководителю Территориального управления план работы отдела, определяет задания сотрудникам отдела;

• осуществляет визирование документов, связанных с деятельностью отдела;

• представляет руководителю предложения по назначению на должность и освобождению от должности сотрудников отдела;

• вносит предложения о поощрении сотрудников отдела и применении к ним дисциплинарной ответственности;

• несет персональную ответственность перед руководителем Территориального управления за выполнение задач и функций, возложенных на отдел кадров.

2.3. Этапы процесса управления персоналом

В Территориальном управление штатное расписание утверждается руководителем по согласованию с вышестоящей организацией Росимуществом в пределах фонда оплаты труда и численности работников. На данный момент штатная численность сотрудников Территориального управления составляет 271 единицу. Отделом кадров был проведен анализ соответствия фактической численности Территориального управления нормам Минтруда России³. На каждый отдел были разработаны соответствующие расчеты затрат времени на выполнении определенной работы (подготовка документации, информации, проведение печатных, вычислительных и других работ, включая обслуживание оргтехники и другие работы), а также определена необходимая численность сотрудников, выполняющих эти функции. В результате анализа проведенной работы было выявлено, что существующий сегодня численный состав Территориального управления не соответствует реально имеющейся нагрузке. В настоящее время численность сотрудников, необходимая для относительно эффективного выполнения возложенных на Территориальное управление полномочий, по меньшей мере, в 2-3 раза должна превышать существующую штатную численность Территориального управления. Анализ этой работы был направлен в Росимущество с целью, рассмотрения возможности увеличения штатной численности Территориального управления. Но до настоящего время, действия в отношении увеличения штатной численности Территориального управления со стороны руководства Росимущества не приняты. Остается только надеяться, что в ближайшие года данная работа сдвинется с места.

Работа по приему на работу осуществляется отделом кадров в соответствии с заявкой начальника структурного подразделения. Такие заявки поступают еженедельно, можно даже сказать ежедневно, потому что за 2005-2006 гг. в Территориальном управлении при штатной численности 271 единица уволилось более 280 человек, коэффициент текучести кадров в 2005 г. составил 54%. Состав Территориального управления в абсолютных цифрах с 1 января 2005 г. по 1 сентября 2006 г. поменялся полностью. Около 135 сотрудников имеет опыт работы в Территориальном управлении менее одного года и около 25 человек – до 2 лет. Причины текучести кадров будут рассмотрен ниже.

Рассмотрим подробнее, как отдел кадров осуществляет поиск кадров, отбор и условия приема на работу. Территориальное управление сотрудничает с Высшими учебными заведениями – Высшая школа экономики, Институт государственного администрирования, Финансовая академия при Правительстве РФ и др., а также с средне-техническими учреждениями - колледжами, техникумами и т.д. В данные учреждения посылается письменный запрос о необходимости в квалифицированных сотрудниках. Информация о вакансиях также размещается на сайте Территориального управления. В процессе отбора людей на государственную службу в Территориальное управление учитывают состояние здоровья будущего работника, возраст, уровень образования, гражданство, стаж работы и др. Такой отбор способствует успеху поиска специалистов, пригодных к государственной службе как социальному институту, а не выполнения конкретного вида профессиональной деятельности. Составной частью отбора граждан является профессиональный отбор. Это более тонкая, по сравнению с отбором, процедура идентификации характеристик человека и требований государственной должности. Критерии профессионального отбора обусловлены той предметной областью, которая составляет содержание функционала должности. Именно в ходе профессионального отбора человек подбирается на должность по критериям профессиональной подготовленности и опыта, уровня и профиля образования. Важным элементом профессионального отбора является профессиональный психологический отбор. С его помощью осуществляется идентификация психологической структуры профессиональной деятельности и психологических характеристик личности. Профессиональный отбор занимает одно из важных направлений деятельности отдела кадров. Отбор граждан на государственную службу в Территориальное управление осуществляется с учетом ряда критериев. С определенной долей условности их можно разделить на формальные, социальные и профессионально-квалификационные. К формальным критериям отбора относятся требования к перечню документов, которые гражданин представляет при поступлении на службу:

• личное заявление;

• документ, удостоверяющий личность;

• трудовая книжка;

• документы, подтверждающие профессиональное образование;

• справку из органов налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении.

К формальным критериям отбора относятся и ограничения связанные с государственной службой. Они с одной стороны, ограничивают приток граждан на государственную службу, с другой стороны, они служат теми формальными требованиями, которыми призваны руководствоваться отделы кадров. Федеральный закон «Об основах государственной службы РФ» (ст.11) определяет перечень таких ограничений. Государственный служащий не вправе: заниматься другой оплачиваемой деятельностью, кроме педагогической, научной и иной творческой деятельностью; быть депутатом законодательного органа РФ; заниматься предпринимательской деятельностью лично или через доверенных лиц; получать от физических и юридических лиц вознаграждения, связанных с использованием должностных обязанностей, в том числе после выхода на пенсию и другие ограничения.

К социальным критериям при отборе на работу в Территориальное управление относятся сведения о возрасте, состоянии здоровья, о владении государственным языком, о наличии гражданства и некоторые другие.

Профессионально-квалификационные критерии отбора на государственную службу представляют собой совокупность требований к профилю, уровню профессионального образования и соответствия его специализации государственной должности, стажу и опыту работы по специальности.

Российское законодательство устанавливает единые требования к уровню профессионального образования для лиц, претендующих на замещение государственных должностей государственной службы.

В Территориальном управление установлены следующие должности – руководитель, заместители руководителя, начальники отдела, заместители начальников отдела, консультант, главный специалист, ведущий специалист, специалист первой категории. К каждой из этих должностей установлены определенные требования в соответствии с Указом Президента РФ «О квалификационных требованиях по государственным должностям федерального государственной службы» от 30 января 1996 г. №123 и должностным регламентом (инструкцией). Рассмотрим поподробнее эти требования.

Таблица 2.1

Должностные требования к специалистам

Для гражданина, впервые принятого на государственную должность государственного служащего устанавливается испытание на срок от трех до шести месяцев. В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда государственный служащий отсутствовал на службе без уважительной причины. При неудовлетворительном результате испытания государственный служащий может быть уволен. Если срок испытания истек, а государственный служащий продолжает государственную службу, он считается выдержавшим испытание и последующее увольнение допускается только по основаниям, предусмотренным федеральным законом.

Основания для прекращения государственной службы являются⁴:

1. Государственная служба прекращается при увольнении государственного служащего, в том числе в связи с выходом на пенсию.

2. Помимо оснований, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде, увольнение государственного служащего может быть осуществлено по инициативе руководителя Территориального управления:

   • достижения им предельного возраста, установленного для замещения должности государственной службы;

   • прекращения гражданства Российской Федерации;

   • несоблюдения обязанностей и ограничений, установленных для государственного служащего Федеральным законом «Об основах государственной службы Российской Федерации»;

   • разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую тайну.

После приема на службу на передний план выдвигаются задачи приспособления к новой социальной и профессиональной среде, освоения должностных обязанностей, восприятия целей и ценностных ориентаций государственной службы. Начальник отдела знакомит новых служащих с должностными регламентами (инструкциями), где указываются их задачи и обязанности, права и ответственность, место в служебной иерархии и порядок назначения на должность, а также с положением Территориального управления и другими нормативными актами.

Первостепенную роль на этапе адаптации играет коллектив Территориального управления, его активность в оказании помощи впервые принятому работнику (в основном коллектив отдела). Такая помощь прежде всего исходит от коллег по работе, опытных служащих, которые неофициально выполняют роль наставников. Начальник отдела поддерживает практику наставничества, обычно заботится о том, чтобы рабочее место впервые принятого работника было радом с опытным государственным служащим: наблюдение за его действиями, поведением может дать много полезного для «новичка», особенно в плане освоения умений и навыков управленческого труда, прежде всего умения работать с документами, информацией, приобретением навыков работы с техническими средствами, соблюдения служебной этики и делового стиля общения, развития предприимчивости и самооценки. Кроме того, опытный служащий обычно знакомит нового работника с традициями коллектива, образцами выполнения служебного долга, помогает советами и рекомендациями по существу действий и поведения вновь принятого работника, предостерегает его от просчетов, ошибок, нарушений служебной этики.

Большое значение имеет планирование карьеры вновь принятого сотрудника на государственную службу гражданина. Начальник отдела и начальник кадровой службы оценивают материалы личного дела, сформированного при поступлении служащего в Территориальное управление, и на этой основе делаются выводы о перспективах его профессионального и должностного роста. Обсуждение этих перспектив с новым работником в период его адаптации позволяет усилить мотивацию к профессии государственного служащего, закрепить на работе.

В числе наиболее важных инструментов работы с персоналом следует выделить оценку персонала. Продуманная и высокоэффективная система оценки персонала государственной службы выполняет ряд важных социальных функций. Она позволяет: снижать конфликты в коллективах, создавать благоприятные социально-психологические отношения между сотрудниками, руководителем и подчиненными; стимулировать работу персонала; получать информацию об уровне профессионального развития персонала государственной службы. Наиболее распространенными формами оценками персонала являются: аттестация, квалификационный экзамен, тестирование. Объектом оценки выступает государственный служащий во всем многообразии его социально значимых черт, элементов личности и его деятельности. В системе государственной службе можно выделить два основных вида оценки:

• оценка, проводимая при назначении на должность (при поступлении на государственную службу – входная оценка; оценка при должностном перемещении государственного служащего);

• текущая оценка, периодически проводимая, например, в форме аттестации, квалификационного экзамена.

Структура критериев, по которым следует оценивать государственного служащего состоит из: профессиональные критерии оценки – это характеристики профессиональных знаний, умений, навыков, профессионального опыта человека, его квалификации, результатов труда государственного служащего; деловые критерии оценки – они характеризуют организованность, ответственность, инициативность, предприимчивость, эффективность деятельности персонала; морально-психологические критерии оценки – раскрывают такие особенности человека, как способность к самооценке, честность, справедливость, психологическую устойчивость; интегральные критерии оценки – это характеристики, которые образуются на основе целого ряда других присущих человеку качеств и говорят о его авторитете, состоянии здоровья, общей культуре мышления, речи.

Но в Территориальном управлении (и в других органах государственной власти) практически нет систем оценок, принятых и известных, к примеру всему персоналу, а самое главное – эффективных. Причинами этого является: во первых это трудоемкость самой процедуры оценки. Ведь она, как правило, связана с необходимостью постоянной систематизации и фиксирования сведений о человеке, результатах его труда, необходимостью постоянного накопления и обновления информации, ее анализа. Во-вторых, внедрение, к примеру, комплексных систем оценки персонала сопряжено с введением в штат организации специалистов, которые бы целенаправленно, систематически и постоянно занимались этой работой. А штатная численность Территориального управления возможности выделения должностей для этих специалистов не имеет. В-третьих, введение системы оценки требует наличия достаточно надежного инструментария оценки и немалых материальных и финансовых ресурсов. Финансовые расходы выделяемые из федерального бюджета на содержание Территориального управления не позволяют затраты на выделение специалистов для оценки персонала. В четвертых, не всегда удается избежать формального отношения непосредственных руководителей к оценки персонала из-за сложности самой ее процедуры, неопределенности предмета оценки государственного служащего, что создает благоприятную почву для зарождения недовольства среди государственных служащих и как следствие конфликтных ситуаций.

Поэтому в Территориальном управлении в качестве основного метода оценки служебной деятельности государственного служащего проводится процедура аттестации государственных служащих. Рассмотрим ее более подробнее.

Аттестация призвана прежде всего определить, необходимость соответствия профессиональной подготовки работника замещаемой государственной должности на основе оценки его деловых и личностных качеств, профессиональной компетенции, что дает возможность обоснованного решения вопроса о продвижении по службе, зачисления в резерв на выдвижение, присвоение квалификационного разряда (классного чина) и установления оклада, направления на переподготовку и повышение квалификации, перевода на другую менее квалифицированную работу или освобождение от должности, а также решения иных вопросов, связанных с прохождением государственной службы.

Процедура аттестации государственного служащего состоит их трех основных этапов: подготовка к проведению аттестации; аттестация; принятие решений по результатам аттестации.

На этапе подготовки к проведению аттестации отдел кадров Территориального управления составляет списки государственных служащих, подлежащих аттестации, утверждает график проведения аттестации, формируется аттестационная комиссии; подготавливаются необходимые документы для аттестационной комиссии.

График проведения аттестации утверждается руководителем Территориального управления и доводится до каждого аттестуемого работника не менее чем за месяц до начала аттестации.

Последняя аттестация в Территориальном управлении проходила в январе 2006 года. 29 декабря 2005 года был издан приказ Территориального управления №176 «О проведении аттестации федеральных государственных гражданских служащих Территориального управления Федерального агентства по управлению федеральным имуществом по городу Москве». Кроме проведения аттестации государственных служащих, был проведен квалификационный экзамен для решения вопроса о присвоении или повышении классных чинов по замещаемым должностям государственной гражданской службы. Этим приказом был утвержден график проведения аттестации и сдачи квалификационного экзамена. Отделу кадров было поручено:

• составить списки гражданских служащих, подлежащих аттестации и сдачи квалификационного экзамена;

• подготовить аттестационные листы гражданских служащих;

• ознакомить гражданских служащих, подлежащих аттестации, с подготовленными в установленном порядке отзывами об исполнении ими должностных обязанностей не менее чем за две недели до начала аттестации;

• ознакомить гражданских служащих, представляемых к присвоению классных чинов, с отзывами об уровне их знании, навыков и умений (профессиональном уровне), подготовленными в установленном порядке.

Начальникам отделов было поручено представить секретарю аттестационной комиссии:

• отзывы об исполнении гражданскими служащими, подлежащими аттестации, должностных обязанностей за аттестуемый период, а также сведения о выполненных указанными гражданскими служащими поручениях и подготовленных ими проектов документов в сроки установленные в приказе;

• отзывы об уровне знаний, навыков и умений гражданских служащих, представляемых к присвоению классных чинов гражданской службы в сроки указанные в приказе.

На втором этапе проводится непосредственно аттестация персонала, т.е. собеседование с аттестуемым и рассмотрения всех подготовленных документов. По окончанию собеседования аттестуемому дается оценка, которая заносится в аттестационный лист.

Последним этапом аттестации является принятие решения по ее результатам. В результате аттестации государственному служащему дается одна из следующих оценок:

• соответствии замещаемой государственной должности;

• соответствует замещаемой государственной должности при условии выполнения рекомендаций аттестационной комиссии по его служебной деятельности;

• не соответствует замещаемой государственной должности.

Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист государственного служащего.

По результатам проведения квалификационного экзамена государственным служащим в зависимости от занимаемой ими государственной должности присваиваются соответствующие квалификационные разряды (чины).

По закону заседания аттестационной комиссии для принятия квалификационных экзаменов проводится не реже одно раза в шесть месяце. Но на практике, т.е. в Территориальном управлении за три года это был первый квалификационный экзамен.

Другие похожие работы

1. Расчетная задача. Амортизация и ее роль в воспроизводственном процессе
2. Расчетная задача. Определение потребности в оборотном капитале
3. Управление основным капиталом организации
4. Управление стоимостью бизнеса (финансовый аспект)
5. Определение потребности организации в оборотных активах